Milline on parim viis hübriidkoosolekute läbiviimiseks

Hübriidkaugtööd on pikka aega kutsutud "tulevikutööks" ja kuna pandeemiapiirangud üle maailma leevenevad, ei näi olevat kahtlust, et see jääb püsima. Hiljutises McKinsey uuringus leiti, et kui me loobume Covidi piirangutest ja naaseme "normaalsusele", kasutab 90% organisatsioonidest mõnda kaugtöö ja kontoris töötamise kombinatsiooni.

Kõige olulisem probleem, mis sellest kombinatsioonist tuleneb, on suhtlemine kontoris ja kodus viibivate kolleegide vahel ning selle probleemi keskmes on hübriidkoosolekud. Nii nagu viimase pooleteise aasta jooksul on meeskonnad pidanud õppima, kuidas korraldada korralikke virtuaalseid koosolekuid, peavad nad nüüd välja mõtlema, kuidas korraldada hübriidkoosolekut, mis töötab nii kontoris kui ka kaugemal osalejatega.

Mis on hübriidkohtumine?

Hübriidkoosolek on koosolek, kuhu on kaasatud grupp inimesi nii ettevõtte kontoris kui ka eemalt väljaspool seda, mis tahes vahekorras nende ja teiste arvuga. Osalejate koosseis võib olla erinev: kas enamus kaugosalejaid, kui kontoris osaleb ainult üks või kaks inimest, ja ülejäänud - eemalt või enamus kontoris, kui kaugosalejaid on vähem kui töötajaid kontoris. kontoris.

Raskused suurenevad ka sõltuvalt sellest, kes koosolekut juhib või kokku kutsub. Kaugtöötav kolleeg saab juhtida koosolekut, kus enamik osalejaid on kontoris, samamoodi nagu kontoris viibiv kolleeg saab korraldada koosolekut, kus suurem osa osalejatest töötab eemalt. Kuigi need olukorrad on ilmselged, võivad hübriidkohtumise dünaamika ja atmosfäär dramaatiliselt erineda.

Probleemid hübriidkoosolekutega

Proovides ühendada kaks erinevat interaktsioonimudelit üheks võrdseks kogemuseks, kujutavad hübriidkohtumised meeskondadele olulisi väljakutseid. Need on peamiselt seotud järgmiste probleemidega:

Kaasatuse tunne

Koosolekute ajal kõrvalejäetuse või nähtamatuse tunne on kaugtöötajate tavaline kaebus, eriti kontorikoosolekutel, kus nad näevad kolleege omavahel rahulikult vestlemas. Sel juhul võib olla keeruline saavutada loomulikku, demokraatlikku vestlusvoogu, nii et kõik saavad sõna ja keegi ei monopoliseeriks eetrit. Oma rolli mängib ka videokonverentsitarkvara iseloom, kuna paljud kaugtöötajad ei tunne end mugavalt edasi, et heli domineerida ja teiste mikrofone vaigistada.

Osalemine ja kaasamine

Kaugtöötajal võib olla raske kõneaega saada, nii et paljud koosolekul osalejad lihtsalt vaatavad koosolekut vaikides kõrvalseisjatena. Kolleegid kontoris, kes ühinevad koosolekuga sama jagatud arvuti kaudu, võivad samuti tunda end vähem motiveeritud osalema, kui neil pole oma isiklikku videot ja nad ei saa oma mikrofoni juhtida. Video puudumine võib omakorda raskendada kaugosalejate mõistmist, kuna puuduvad olulised näomärgid ja võib olla raske täpselt teada, kes kontoris räägib.

Arutelu kvaliteet

Me kõik teame, kui tüütud võivad virtuaalkõned olla. Tehnilised probleemid, nagu näiteks lahtine ühendus või tarkvaraprobleemid, võivad kergesti mõjutada koosolekute kvaliteeti ja sujuvust ning kui te ei räägi julgelt ja koheselt ning ei nõua oma pakkumist, võib teie mikrofoni teise osaleja mikrofon summutada. Ebaloomulik latentsus teenuste (nt Zoom) kaudu rääkimisel põhjustab sageli ka vestluste aeglustumist, muutes inimeste vahelesegamise ja rääkimise liiga lihtsaks. Need probleemid võivad muuta kontori kolleegide jaoks koosolekul liiga lihtsaks domineerimise.

Hübriidkoosolekute parimad tavad

Neid probleeme saab tõhusalt lahendada teatud hübriidkohtumispraktikate abil. Veenduge, et teie meeskond oleks kursis ja mõistaks nende tähtsust, et neid saaks regulaarselt kasutada:

Kogu meeskonna suhtlus peab toimuma eemalt

Enne hübriidkoosolekule kokkukutsumist küsi endalt esmalt, kas sünkroonkoosolek on tõesti parim viis probleemi lahendamiseks. Kui probleemi saab tõhusamalt lahendada kõigile kättesaadava asünkroonse kanali (nt Slacki) kaudu, siis lahendage see seal.

Koosolekuajad on mõeldud kõigile

Hübriidkoosolekud, mis toimuvad väljaspool tavapärast tööaega või aegadel, mil õpilased tavaliselt kooli sõidutatakse või koolist ära tuuakse, muutuvad lastega inimestele vähem kättesaadavaks. Samuti võivad korrapäraselt väga varahommikul planeeritud koosolekud olla väljakutsed töötajatele, kes töötavad erinevates ajavööndites. Laiemas plaanis võib koosolekute keerukus tootlikkust negatiivselt mõjutada. Kaaluge "hübriidkoosolekutundide" määratlemist, kui kõik meeskonnaliikmed on saadaval, ja eraldage "koosolekupäev", et ülejäänud nädala jooksul katkestusi minimeerida.

Kõik liituvad koosolekuga oma sülearvuti kaudu

Isegi kui kontoris on mitu töötajat, on parem, kui kõik liituvad koosolekuga sülearvuti kaudu. Nii on kaugetel kolleegidel lihtsam näha, kes räägib ning see vähendab ristkõnesid ja segavaid vestlusi. Kui inimesed istuvad üksteise kõrval, võivad nad kasutada fraase, millest saavad aru ainult ruumis viibijad. Seetõttu on parim valik, kui iga koosolekul osaleja kasutab oma arvutit.

Huumor jääb kaasavaks

Naljad ja olustikuline huumor on kaasamisvõimega kohtumisel suureks probleemiks – kui kõik kontoris olijad naerma hakkavad, tunnevad eemal viibijad end kiiresti kõrvalseisjatena. Proovige alati täpselt selgitada, mis oli naljakas, et kõik oleksid samal lainepikkusel. Kui ruum lubab, paluge kontori kolleegidel erinevatest ruumidest koosolekuga liituda, et kogemust ühtlustada.

Kõik kaugkolleegid lülitavad video sisse

See ei pruugi olla aus, aga kui kaugtöötaja tuleb koosolekule ja ei lülita videot sisse, võib tekkida sõnatu tunne, et ta ei taha osaleda. Kui ka nende mikrofon on vaigistatud, võib tunduda, et neid polegi seal. Võimalusel peaksid kaugkolleegid videot sisse lülitama, et kõik näeksid, et nad on koosolekul. Näosignaalide lugemine muutub eriti oluliseks siis, kui need on vaiksed. Kui koosolekul on välisosalejaid või üritusel kasutatakse erinevaid keeli, kasutage videotõlkijate ja kaugtõlkeplatvormide teenuseid.

Kõik peavad osalema

Pole mõtet koosolekul osaleda, kui te midagi ei panusta, seega veenduge, et kõik teaksid, et kui nad on koosolekule kutsutud, on neil midagi lisada. Lihtsaim viis seda teha on anda inimestele aega kohtumiseks valmistuda – saata eelnevalt kõik punktid arutamiseks või tegutsemiseks välja. Esitage kontekst, loetlege küsimused, millele soovite koosoleku lõpuks vastuseid saada, ja andke inimestele teada, et soovite neilt ideid.

Vähemalt üks inimene aitab koosolekut läbi viia

Hübriidkoosoleku haldamine on keeruline, seega veenduge, et teil oleks üks inimene (tavaliselt hübriidkoosolekuplaaniga isik või vastutav isik), kes koosolekut hõlbustab ja jälgib. Samuti võib see säilitada tasakaalu kaug- ja kontoriliikmete vahel, muutes nad võrdsemaks ja tagades, et kõigil, eriti vaiksel kolleegil, on võimalus panustada. Kui näete kellegi vaigistuse tühistamist, tähendab see tavaliselt, et ta soovib rääkida, seega jälgige selliseid signaale.

Kui rääkida hübriidkohtumistest, siis on ikka veel inimesi, kes usuvad, et kuldset keskteed on võimatu saavutada ja leiavad, et kohtumised peaksid toimuma kas täiesti eemal või täiesti näost näkku. Kuid selline paindumatu mõtteviis ei jää tõenäoliselt ellu tänapäeva üha paindlikumaks ja kaasavamaks muutuvas töökohas, kus vähesed inimesed tahavad sõita kontorisse lihtsalt koosoleku pärast. Kuni kõik järgivad hübriidkohtumise parimaid tavasid, ei karda oma seisukohti välja öelda ja püüavad pakkuda kõigile osalejatele võrdseid võimalusi, pole kellelgi teiste ees eeliseid.

OnlineExpo spetsialistid aitavad teil korraldada ja edukalt võõrustada ükskõik millise osalejate arvuga hübriidüritust. Broneeri tasuta konsultatsioon kohe!

Sarnased

SOOVITAME SOOVITAME

Me vastame teile meeleldi

Valige üks ülalolevatest suhtluskanalitest või jäta oma teade Facebooki kaudu