• Как лучше всего проводить гибридные совещания

Как лучше всего проводить гибридные совещания

Гибридную удаленную работу уже давно называют "работа будущего", и по мере ослабления пандемических ограничений во всем мире, кажется, мало кто сомневается, что она останется. Недавнее исследование McKinsey показало, что по мере того, как мы будем отходить от ограничений Covid и возвращаться к "нормальной жизни", 90% организаций будут использовать некую комбинацию удаленной работы и работы в офисе.

Наиболее важной проблемой, возникающей в связи с такой комбинацией, является коммуникация между коллегами, которые находятся в офисе и дома, и гибридные совещания находятся в центре этой проблемы. Так же, как за последние полтора года командам пришлось научиться проводить достойные виртуальные совещания, теперь им необходимо понять, как провести гибридное совещание, которое будет работать как с офисными, так и с удаленными участниками.

Что такое гибридное совещание?

Гибридное совещание - это совещание, в котором участвует группа людей, находящихся как в офисе компании, так и удаленно за его пределами, в любом соотношении количества тех и других. Состав участников может быть разным: либо большинство удаленных, когда в офисе участвуют всего один или два человека, а остальные - удаленно, либо большинство в офисе, когда удаленных участников меньше, чем сотрудников в офисе.

Сложность увеличивается также в зависимости от того, кто руководит собранием или созывает его. Коллега, работающий удаленно, может вести собрание, большинство участников которого находятся в офисе, так же как и коллега, находящийся в офисе, может содействовать проведению собрания, большинство участников которого работают удаленно. Хотя эти ситуации являются очевидными, динамика и атмосфера гибридного совещания в них могут отличаться кардинально.

Проблемы, связанные с гибридными совещаниями

Пытаясь объединить две различные модели взаимодействия в один равноценный опыт, гибридные совещания ставят перед командами важные задачи. В основном они связаны со следующими проблемами:

Ощущение вовлеченности

Ощущение себя обделенным или невидимым во время совещаний - это распространенная жалоба удаленных сотрудников, особенно на совещаниях в офисе, где они могут видеть коллег, которые непринужденно общаются друг с другом. В таком случае может быть трудно добиться естественного, демократичного течения беседы, чтобы каждый получил возможность высказаться и никто не монополизировал эфир. Свою роль играет и характер самого программного обеспечения для видеоконференций, поскольку многие удаленные сотрудники не чувствуют себя комфортно, выдвигаясь вперед, чтобы доминировать в звуке и отключать микрофоны других.

Участие и вовлеченность

Удаленному сотруднику может быть сложно получить время для выступления, поэтому многие участники совещаний просто наблюдают за ходом совещания в качестве немых сторонних наблюдателей. Коллеги в офисе, подключившиеся к совещанию через один общий компьютер, также могут чувствовать себя менее заинтересованными в участии, если у них нет своего индивидуального видео и они не могут управлять своим микрофоном. Отсутствие видео, в свою очередь, может затруднить понимание удаленных участников, так как важные сигналы по лицу отсутствуют, и может быть трудно понять, кто именно в офисе говорит.

Качество обсуждения

Все мы знаем, насколько раздражающими могут быть виртуальные звонки. Такие технические проблемы, как слабое соединение или проблемы с программным обеспечением, могут легко повлиять на качество и плавность совещаний, и если вы не говорите смело и сразу, и не настаиваете на своем предложении, ваш микрофон может быть заглушен микрофоном другого участника. Неестественная задержка при разговоре через такие сервисы, как Zoom, также приводит к тому, что беседа часто протекает вяло, и людей слишком легко перебить и переговорить. Из-за этих проблем коллеги в офисе могут слишком легко доминировать на собрании.

Передовой опыт проведения гибридных совещаний

С этими проблемами можно эффективно справиться, если использовать определенные практики проведения гибридных совещаний. Убедитесь, что ваша команда в курсе и понимает их важность, чтобы они стали использоваться на регулярной основе:

Все общение в команде должно быть дистанционным

Прежде чем созывать гибридное совещание, сначала задайтесь вопросом, действительно ли синхронное совещание является лучшим способом для решения вашей проблемы. Если вопрос может быть эффективнее решен через асинхронный канал, доступный всем, например, Slack, - решайте его там.

Время проведения совещаний подходит всем

Гибридные совещания, которые проводятся за пределами обычного рабочего времени, или в то время, когда школьников обычно отвозят в школу/забирают с занятий, становятся менее доступными для тех, у кого есть дети. Аналогично, совещания, регулярно назначаемые на очень раннее утро, могут создавать сложности для сотрудников, работающих в разных часовых поясах. В более широком смысле, сложности при проведении совещаний могут негативно отразиться на продуктивности. Подумайте об определении "часов для проведения гибридных совещаний", когда все члены команды будут доступны, и выделите "день проведения совещаний", чтобы минимизировать перерывы в течение остальной недели.

Каждый присоединяется к совещанию через свой ноутбук

Даже если в офисе работает несколько сотрудников, лучше, если каждый присоединится к совещанию через свой ноутбук. Так удаленным коллегам будет легче видеть, кто говорит, и это сократит количество перекрестных разговоров и отвлекающих бесед. Когда люди сидят рядом друг с другом, они могут использовать фразы, понятные только присутствующим в этом помещении. Поэтому оптимальным вариантом является использование каждым участником встречи своего компьютера.

Юмор остается инклюзивным

Шутки и ситуативный юмор являются большой проблемой для инклюзивности собрания - если все коллеги в офисе разражаются смехом, то удаленные участники быстро почувствуют себя чужаками. Всегда старайтесь объяснить, что именно было смешным, чтобы все были на одной волне. Если позволяет место, попросите коллег из офиса присоединиться к совещанию из разных комнат, чтобы выровнять впечатление.

Все удаленные коллеги включают видео

Это может быть несправедливо, но когда удаленный сотрудник приходит на собрание и не включает видео, может возникнуть негласное ощущение, что он не хочет участвовать. Если их микрофон также отключен, может показаться, что их вообще нет на месте. По возможности удаленные коллеги должны держать видео включенным, чтобы все видели, что они участвуют в совещании. Чтение сигналов по лицу становится особенно важным, когда они молчат. Если на совещании присутствуют иностранные участники или на мероприятии используются разные языки, воспользуйтесь услугами видеопереводчиков и платформ удаленного перевода.

Нужно участие каждого

Нет смысла участвовать в собрании, если вы ничего не вносите, поэтому убедитесь, что каждый знает, что если его пригласили на собрание, то ему есть что добавить. Самый простой способ сделать это - дать людям время подготовиться к встрече - заранее разослать все пункты для обсуждения или действий. Предоставьте контекстную информацию, перечислите вопросы, на которые вы хотите получить ответы к концу встречи, и дайте людям понять, что вы ждете от них идей.

По крайней мере, один человек содействует проведению собрания

Управление гибридным совещанием - дело непростое, поэтому убедитесь, что у вас есть один человек (обычно это человек с планом гибридного совещания или ответственный), который будет содействовать проведению совещания и следить за его ходом. Он также может поддерживать баланс между удаленными и офисными участниками, сделав их более равными и следить за тем, чтобы каждый, особенно тихие коллеги, имел возможность внести свой вклад. Если вы видите, что кто-то включает звук, это обычно означает, что он хочет говорить, поэтому старайтесь следить за подобными сигналами.

Когда речь заходит о гибридных совещаниях, все еще есть люди, которые считают, что золотой середины достичь невозможно, и полагают, что совещания должны быть либо полностью дистанционными, либо полностью очными. Но такой негибкий образ мышления вряд ли выживет в условиях все более гибкого и инклюзивного современного рабочего места, когда мало кто захочет ехать в офис только ради встречи. При условии, что все будут следовать передовому опыту проведения гибридных совещаний, не бояться высказывать свое мнение и стараться предоставить равные возможности каждому участнику, никто не будет иметь преимущества над другими.

Специалисты OnlineExpo помогут вам организовать и успешно провести гибридное мероприятие с любым количество участников. Закажите бесплатную консультацию прямо сейчас!

Похожие

Pекомендуем Pекомендуем

Мы готовы ответить на ваши вопросы!

Выберите один из значков сверху или оставьте нам быстрое сообщение Facebook, используя кнопку ниже.