В настоящее время существуют различные варианты организации конференции. Это могут быть различные центры открытий, выставочные залы, музеи или конференц-отели. Основными критериями являются количество участников, формат мероприятия и место проведения.
Помимо всех аспектов, касающихся организации мероприятия, в список теперь входит и безопасность участников и организаторов, чтобы обезопасить всех от возможного распространения вирусов. Возможность соблюдать необходимую дистанцию должна быть гарантирована с момента прибытия в сам конференц-зал и во время перерывов. Однако соблюдение необходимого расстояния не должно обеспечиваться только строгими знаками и плакатами. Необходимые меры могут быть реализованы в рамках дизайна интерьера, который одновременно будет поддерживать содержание мероприятия, быть игривым и удобным для участников. Независимо от ограничений по поездкам, можно подключить международных спикеров с помощью видеомостов. Таким образом, мы можем предложить разнообразную и увлекательную программу для участников.
Как профессиональный организатор конференций, мы сэкономим ваше драгоценное время. Благодаря нашему профессиональному опыту, знаниям и контактам с поставщиками мы сделаем процесс управления конференцией более гладким и эффективным. Благодаря инновационным решениям мы улучшим возможности получения знаний и положительного опыта для делегатов, докладчиков, а также для самих организаторов.
Маркетинг места назначения
Исследование дестинации, написание предложений в тесном сотрудничестве с клиентом.
Концептуальное решение/образ
Решение, основанное на теме конференции, инновационные решения для вовлечения делегатов и повышения влияния конференции. Создание имиджа мероприятия и использование его для всех деталей мероприятия.
Спонсорство, поддержка
Создание спонсорских пакетов, общение со спонсорами, организация выставки. Написание заявок на финансирование в сотрудничестве с клиентом.
Финансовый менеджмент
Сбор платы за участие и спонсорские взносы, контроль за расходами и прибылью, выставление счетов поставщикам и партнерам, страхование, регулярные отчеты.
Маркетинг / информирование
Социальные сети, веб-сайт, приложение для конференций. База данных целевых групп, приглашения, сбор отзывов, рассылка подтверждений, напоминаний, услуга RSVP. Материалы и раздаточный материал для конференции.
Место проведения мероприятия / место проведения
Поиск наиболее подходящего места проведения мероприятия, управление логистикой, дизайн помещений, инвентарь, кейтеринг, услуги переводчика и охраны.
Размещение
Бронирование, согласование условий отмены бронирования, форма бронирования.
Транспорт
Транспортировка делегатов и спикеров, VIP-обслуживание, план перевозок.
Делегаты / спикеры
Регистрационная форма, отправка подтверждений и счетов, связь с делегатами, информационный номер. Регистрация докладчиков, организация их проезда, проживания и приема, согласование технических требований, возмещение расходов.
Работа с тезисами
Регистрационная форма, регистрация тезисов, отправка писем с подтверждением, помощь комитету по оценке тезисов.
Социальная программа
Организация приемов и ужинов, включая поиск оптимального места проведения, составление культурной программы, организация питания и оформление зала. Пред- и постконференционная программа, визиты, экскурсии, программа сопровождающего лица.
Управление проектом
Участие в работе команды организаторов, создание и обновление бюджета, создание и обновление плана действий, координация всех служб, логистическое расписание, планирование сценария, отчетность (финансы, участники), встречи, написание протоколов встреч, документация мероприятия.
Секретариат конференции
Секретариат конференции до и во время мероприятия, волонтеры, ведущие.
Организация во время конференции
Стойка приветствия, стойка регистрации и информации, секретариат на месте, волонтеры. Координация монтажа, общение с поставщиками, помощь организаторам.
