El proceso de planificación de eventos puede resultar abrumador incluso para los organizadores experimentados. Hay demasiados factores que tener en cuenta.
Hay asistentes, inscripciones, estrategias de marketing y patrocinios, por no hablar de eventos virtuales, híbridos y exclusivamente presenciales con necesidades diferentes.
Usted dirá: Lo comprendo. Es complicado. Pero, ¿cómo planifico el calendario del evento? No puedo predecir el futuro, ¿verdad?
Detente y respira hondo. No se preocupe por algo que probablemente no ocurrirá en un futuro próximo.
Los calendarios de eventos te ayudan a aterrizar tus pensamientos y a planificar un evento de éxito. Te mostraremos cómo elaborar un plan de este tipo y te daremos consejos sobre los aspectos del acto en los que debes centrarte.
Dejemos algunas cosas claras: Tu calendario no será útil si no ha pasado suficiente tiempo antes de que empiece el evento.
No existe una respuesta única a la pregunta de cuándo programar eventos. En última instancia, depende del tipo de acto que quieras organizar.
¿Se trata de un acto grande o pequeño? Esto es importante, ya que los grandes eventos pueden tardar hasta 12 meses en planificarse. Además, para los eventos grandes tendrá que reservar locales y contratar lugares de ocio adecuados creados para su evento.
En cambio, para eventos más pequeños, como reuniones de empresa o seminarios, basta con seis meses.
Cuando se trata de eventos virtuales, la cosa cambia por completo. Puede que necesite al menos 12 semanas, sobre todo si no ha encontrado los socios de producción adecuados que le ayuden a hacer realidad sus planes.
¿Siente la presión? No se rinda. Es posible planificar un evento en poco tiempo. Pero, por regla general, cuanto más tiempo tenga, más margen tendrá para ir más allá de lo básico.
Ahora que ya hemos visto algunos plazos aproximados para los actos, pasemos a los pormenores de su planificación:
Al programar un evento, empiece por las cosas de las que no puede prescindir. Estas partes vitales del acto no deben cambiarse ni reprogramarse.
He aquí algunos ejemplos:
Empieza siempre con condiciones irreversibles como éstas porque ya están predeterminadas. No tienes forma de cambiarlas.
Una vez que hayas terminado de ocuparte de los requisitos previos, pasa a los socios, proveedores y patrocinadores.
Los proveedores son el corazón de su evento. Ellos le dan vida. Lo único que puedes hacer aquí es incluirlos en el calendario de planificación de tu evento.
Es bueno que tus proveedores tengan una idea de cuánto tiempo les lleva hacer realidad tu sueño.
Puede tener en cuenta estos ejemplos a la hora de crear su calendario:
Recuerde que el horario de sus colaboradores también puede afectar al presupuesto de su evento. Por ejemplo, ya has reservado un local para una fecha concreta.
Pero sabes que uno de los proveedores tiene que prepararlo todo la noche anterior al evento. Esto significa que tendrá que desembolsar más dinero por el alquiler del local, ya que tardará mucho más en acceder a él.
La planificación de eventos es un proceso creativo y las ideas vendrán de todas direcciones. No empieces con un solo proyecto. En su lugar, crea algunos proyectos que puedas compartir con tu equipo y pídeles que los revisen.
Recuerde que no tendrá éxito a la primera, lo cual es bastante aceptable. Es importante tener varias propuestas para el momento de la planificación del evento, coherentes con las metas y los objetivos del mismo.
Otro aspecto importante de la planificación de eventos es anticiparse a lo imprevisible. Cuando se planifica hasta el más mínimo detalle, es inevitable que surjan obstáculos.
Por ejemplo, su establecimiento no pudo limpiar la sala de conferencias a tiempo. O el orador principal se quedó sin tiempo por accidente.
Planifique lo inesperado creando espacio para el movimiento. Esto te permitirá mantener la calma, la frialdad y no estresarte en caso de que se produzcan este tipo de situaciones.
Una vez que tengas el programa de actos, distribúyelo a todas las partes interesadas y dales tiempo para que te den su opinión.
Escuche lo que tienen que decir. ¿Han revelado algún punto problemático que usted no haya podido identificar? ¿Necesitarán algunos proveedores más tiempo del que les ha concedido? ¿Coinciden las fechas y los horarios?
Haga los ajustes necesarios y sea flexible con los cambios inesperados.
Ahora que ya conoce los aspectos básicos de la programación de eventos y el tiempo que debe prever, hablemos del contenido de la misma.
Comience el proceso de planificación teniendo en cuenta los objetivos de su evento. Elija el tipo de evento que desea celebrar, piense en el aspecto que tendrá y determine la asistencia de público.
Estas preguntas pueden ayudarle a decidir si desea organizar un acto híbrido, presencial o virtual. Una vez que tenga una serie de objetivos que le sirvan de guía, su equipo podrá seguirlos.
Cuando hay tantas personas implicadas en la planificación de un evento, desconocer las funciones y responsabilidades puede resultar confuso.
Por ello, es sumamente importante delegar tareas y definir claramente lo que debe hacer cada persona. De este modo, todos estarán en la misma onda y sabrán qué plazos deben cumplir.
Un evento de éxito no estaría completo sin un presupuesto. Esto evitará sobrecostes y le permitirá determinar qué gastos debe recortar.
Elegir un lugar para el evento es fundamental para planificarlo, ya que ayuda a determinar las fechas del mismo.
Lo mismo ocurre con las plataformas virtuales. Debe poder elegir la solución de gestión de eventos que se adapte a sus necesidades.
La planificación de un evento estaría incompleta sin promoción y marketing. Utilice distintas estrategias a la hora de dar a conocer su evento.
Piense en su público objetivo y averigüe qué lugares frecuentan. Es una buena idea crear un sitio web del evento funcional y fácil de usar en el que la gente pueda inscribirse. A continuación, anuncie su acto en diversas plataformas de marketing.
Alrededor de esta fecha, ya deberías haber terminado de promocionar el evento y de elaborar el presupuesto.
Tres meses después del inicio del evento, debe centrar su atención en la selección del software de registro del evento, la contratación de los proveedores restantes y el equipo de presentación.
La inscripción es el primer punto de contacto entre el acto y los asistentes. Debe causarles una primera impresión positiva. ¿Cómo? Con la ayuda del registro más sencillo.
Ofrezca promociones e incentivos, como entradas para las inscripciones anticipadas. Póngase en contacto con los asistentes por correo electrónico si no pudieron rellenar el formulario.
Con un simple registro, la planificación de su evento será más fácil que nunca.
El calendario de planificación del evento no estaría completo sin los proveedores de catering y otros colaboradores. Tres meses antes del evento, empiece a buscar proveedores que se ajusten a los objetivos del mismo. Y decídase finalmente por ellos antes de que expiren los tres meses.
Consejo: contrate a los proveedores lo antes posible. Tendrás una ventaja competitiva sobre otros organizadores de eventos que también los necesiten.
No espere a la fecha del evento para ultimar las biografías y los detalles de los ponentes. Comenta con los ponentes qué deben hacer para sus presentaciones. Asegúrate de que tengan una serie de temas y puntos de debate ya preparados.
Antes hemos mencionado la importancia de esperar lo inesperado. Esto también se aplica a la creación de planes de emergencia para proteger a sus oyentes y ponentes en caso de catástrofes naturales u otras circunstancias imprevistas.
Falta sólo un mes para su evento. Para entonces, la mayor parte del trabajo de planificación y contratación ya debería estar hecho. Sólo queda asegurarse de que todo salga bien.
Aquí es sencillo y claro: Llama al proveedor de la comida y asegúrate de que puede cumplir los planes acordados.
Una vez que te hayas ocupado del registro del evento, comunica a tu proveedor la lista definitiva de invitados o el número de personas para que pueda hacer los preparativos necesarios.
Plataformas y proveedores de servicios para eventos los hay de todas las formas y tamaños. Ya se trate de un proveedor de salas, un diseñador, una producción audiovisual o un equipo de marketing, la lista es interminable.
Si aún lo necesitas, comprueba cada proveedor y consulta con todos los planes previamente discutidos.
Es posible que tenga que hacer los cambios oportunos. Por ejemplo, puede que el proveedor del lugar de celebración no le permita celebrar un acto el día anterior. O puede que tu proveedor de hardware no tenga la configuración de niebla que necesitas.
Confirma los detalles con todos ellos para que todo vaya sobre ruedas el día del evento.
Su personal y los asistentes deben estar informados de lo que deben hacer durante el día del evento.
Manténgalos al día y comuníqueles cualquier cambio que sea necesario. Por ejemplo, puede proporcionar a los asistentes instrucciones sobre cómo acceder al evento. Al mismo tiempo, puede repetir las funciones y responsabilidades de su personal.
Sólo podrá organizar un evento centrado en el retorno de la inversión si sigue el proceso de planificación.
Los eventos son un gran negocio, independientemente de su escala. Una planificación adecuada es la clave para satisfacer las expectativas de sus visitantes e invitados.
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¿Qué es el calendario de eventos?
El calendario de eventos es un listado cronológico de todas las etapas de la planificación de un evento. El calendario de eventos puede planificarse para mucho tiempo y para el mismo día del evento.
¿Cuándo debo empezar a promocionar un evento?
Será mejor que empiece a promocionar su evento al menos 2-3 meses antes de que empiece.
¿Cuánto dura el calendario de planificación de un evento?
El calendario de planificación del acto debe abarcar al menos de 4 a 6 meses.
¿Necesito patrocinadores para un acto pequeño?
Depende. Muchos actos se benefician de contar con un patrocinador. Los patrocinadores pueden ayudar a recaudar fondos y abrir oportunidades para establecer contactos. Pero puede que no necesite un patrocinador si organiza un acto pequeño, como una reunión de empresa.
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