Тонкости и нюансы проведения гибридных мероприятий

Организация и проведение гибридных мероприятий - это тяжелая работа, но, к счастью, существует множество способов упростить этот процесс. Прочитайте нашу статью, чтобы узнать больше.

Проведение гибридных мероприятий дает много преимуществ - возможно, даже больше, чем их полностью очные или полностью виртуальные аналоги. Но добиться этого может быть нелегко, особенно если у вас нет доступа к соответствующим знаниям, информации, инструментам или платформе для управления мероприятиями.

Почему вы должны рассмотреть возможность проведения гибридного мероприятия

Перейдя от очной нормы к виртуальной, казалось бы, за одну ночь, мы, наконец, начинаем возвращаться к тому, как выглядело проведение мероприятий раньше. Несмотря на то, что возвращение к формату очных мероприятий было бы замечательным, есть много людей, которым приглянулся виртуальный формат.

Хорошо то, что есть способ, который поможет сделать всех счастливыми. Это - гибридный формат.

Гибридные мероприятия берут все хорошее, что есть в очных мероприятиях, и сочетают это со всем прекрасным, что предлагает онлайн-формат. Конечно, всем угодить невозможно, но гибридные мероприятия - это шаг в правильном направлении.

Посетители - не единственные, кто будет доволен гибридной моделью. Организации, проводящие такие мероприятия, также получат определенные преимущества:

Контент, имеющий стабильную актуальность

Этот тип контента остается актуальным еще долгое время после публикации. В данном случае он будет оставаться свежим и интересным после завершения гибридного мероприятия; а поскольку формат гибридного мероприятия подразумевает ощутимое присутствие в Интернете, это отличный способ продвижения долговечного контента.

Снижает барьер для входа

Виртуальное мероприятие приветствуется за его доступность. Гибридные мероприятия эффективно снижают барьер для входа на мероприятие, которое в противном случае было бы исключительно очным. Это позволяет людям, которые не могут присутствовать на мероприятии физически, получить возможность посетить его.

Уменьшение негативного влияния на экологию

Неудивительно, что виртуальные мероприятия гораздо более экологичны, чем очные. Вы сокращаете потребление энергии, ограничивая количество людей, добирающихся до места проведения мероприятия и обратно, а также снижаете общее потребление энергии, которую в противном случае потребляло бы физическое помещение. Если вы выбираете гибридный путь, вы все равно пользуетесь некоторыми преимуществами экологичности, поскольку это часто означает, что вам потребуется меньшее помещение для проведения мероприятия, и не так много людей будут добираться до физического места проведения.

Возможность диверсифицировать потоки доходов

Гибридные мероприятия предлагают отличную возможность диверсифицировать потоки доходов без значительного увеличения общих затрат. Существует множество способов воспользоваться этой возможностью, но одним из ярких примеров является продажа спонсорских пакетов.

3 проблемы гибридных мероприятий (и как их преодолеть)

Хотя гибридные мероприятия предлагают посетителям лучшее из двух миров, а также свободу выбора, позволяющую провести мероприятие так, как им больше всего подходит, это не означает, что они не имеют своих проблем.

Вот три распространенных препятствия, которые могут встать на вашем пути к планированию и проведению выдающегося гибридного мероприятия, а также некоторые стратегии и инструменты для их преодоления:

1. Преодоление разрыва между онлайн-аудиторией и физической аудиторией

Когда вы пытаетесь обслужить разделенную аудиторию, может показаться сложным обеспечить взаимодействие между ними таким образом, чтобы это выглядело естественно. К счастью, технологии позволили нам разработать комплексные платформы управления мероприятиями, которые предлагают функции, помогающие преодолеть этот разрыв.

Если вы выбрали гибридный формат для предстоящих и будущих мероприятий, воспользуйтесь гибридной платформой для проведения мероприятий с инновационными возможностями, необходимыми для обеспечения непрерывного взаимодействия, такими как:

• Расширенные функции презентации.
• Возможности бесшовной совместной работы.
• Прямая трансляция с высокой пропускной способностью.
• Гибридные переговорные комнаты.
• Интерактивные инструменты, такие как динамический опрос или живая сессия вопросов и ответов.
• Функции геймификации мероприятий.

2. Сложность планирования гибридного мероприятия

Проведение гибридного мероприятия связано со многими логистическими вопросами. Правильная платформа для гибридных мероприятий может упростить этот процесс. Ищите решение, которое будет интегрировано с остальным технологическим стеком, будет автоматически собирать данные о физических и виртуальных участниках и упростит процесс отчетности. Благодаря подробной аналитике вы сможете отслеживать эффективность своей работы в режиме реального времени и вносить расчетные коррективы для улучшения качества обслуживания посетителей.

3. Привлечение спонсоров

Спонсоры ожидают результатов. Ивент-технологии позволяют добиться этих результатов максимально эффективно и результативно. Используя инновационное решение, вы можете направить физических и виртуальных посетителей к вашим спонсорам несколькими различными способами, например:

• Cпонсорские стенды (как виртуальные, так и физические).
• Спонсируемые сессии и игры.
• Профили спонсоров в вашем фирменном мобильном приложении для мероприятий.
• Push-уведомления, заставки и баннерная реклама.

Составление программы гибридного мероприятия

Составление программы мероприятия является неотъемлемой частью процесса планирования мероприятия, а для гибридных мероприятий, возможно, даже более важной. Когда ваша аудитория разделена на два разных сегмента, очный и виртуальный, возникает больше возможностей для заминок, недопонимания и сбоев в общении.

Составление всеобъемлющей программы гибридного мероприятия поможет держать всех на одной волне, указав важное время проведения мероприятий, встреч, перерывов и т.д.

Вот несколько ключевых моментов, о которых следует помнить при составлении программы гибридного мероприятия:

• Разные часовые пояса.
• Перерывы в содержании.
• Продолжительность сессии.
• Взаимодействие с аудиторией.
• Возможности для нетворкинга.
• Предварительно записанный контент.

Лучшие практики проведения гибридных мероприятий

Передовые методы подготовки, проведения и завершения мероприятия требуют подготовки, исполнения и последующих действий, которые должны быть целенаправленными и запланированными.

В действительности ваше мероприятие "начинается" задолго до начала шоу и заканчивается после того, как все разойдутся по домам - в эти промежутки времени вам предстоит проделать много работы. Итак, вот несколько лучших практик, которые помогут вам преуспеть в подготовке, проведении и завершении вашего следующего гибридного мероприятия.

Перед мероприятием

Каждое гибридное мероприятие требует тщательного планирования и подготовки, чтобы оно прошло плодотворно для всех участников. Помимо четкой коммуникации, чтобы все шли по плану до начала мероприятия, есть еще несколько важных вещей, которые необходимо сделать:

• Установите бюджет и определите цели. Вы должны хорошо знать бюджет, с которым вам предстоит работать, еще до начала этапа планирования. Ваш бюджет повлияет на такие вещи, как запланированные мероприятия, вместимость мероприятия, платформа управления мероприятием и многое другое.
• Создайте шумиху вокруг мероприятия. Проведение гибридного мероприятия - это не повод халтурить с маркетингом, более того, вам придется приложить дополнительные усилия для создания шумихи вокруг мероприятия, чтобы о нем узнало больше людей.

Во время мероприятия

Во время проведения мероприятия на вас все еще лежит ответственность за то, чтобы быть в курсе всего происходящего и быть доступным для спикеров и других гостей для поддержки, одновременно стимулируя вовлечение ваших физических и удаленных участников. Это может показаться непосильной задачей, но с правильными инструментами все становится немного проще. Вот некоторые соображения, о которых следует помнить во время мероприятия:

• По возможности принимайте докладчиков в месте проведения мероприятия. Преимущество размещения докладчика в месте проведения мероприятия заключается в том, что гораздо проще вести прямую трансляцию выступления для виртуальной аудитории, в то же время позволяя живой аудитории получить удовольствие от прослушивания в физическом пространстве мероприятия. Поэтому принимайте своих спикеров лично, если это имеет смысл, и транслируйте их выступления удаленной аудитории.
• Готовьте докладчиков заранее. На многих мероприятиях выступающие составляют значительную часть участников. Чтобы они чувствовали себя как дома и комфортно, подготовьте их заранее, чтобы они могли произнести потрясающую речь как перед живой, так и перед виртуальной аудиторией.
• Поощряйте участие в социальных сетях. Поощрять активность в социальных сетях во время мероприятия - обязательное условие. Это поможет повысить удовлетворенность как физических, так и виртуальных посетителей и облегчит возможность налаживания контактов. Это также отличная тактика для сбора информации для последующих действий после мероприятия и стратегии вечноактуального контента.
• Следите за данными в режиме реального времени. Платформа управления мероприятиями, предлагающая аналитику данных в режиме реального времени, поможет вам держать руку на пульсе мероприятия. Вы сможете определить тенденции, затишья и подъемы, и соответственно изменить свою стратегию, чтобы стимулировать или исправить определенные ситуации.

После мероприятия

Когда мероприятие завершается, это еще не значит, что оно закончилось. Есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы удержать внимание посетителей мероприятия и способствовать привлечению новых клиентов, а также подвести итоги, чтобы лучше спланировать следующее мероприятие. Вот несколько вариантов того, что можно сделать после мероприятия, что поможет вам сохранить актуальность и использовать этот опыт в следующих мероприятиях:

• Перепрофилируйте контент. Контент мероприятия очень ценен и не должен пропадать зря. Переработанные и имеюшие постоянную актуальность материалы можно (и нужно) использовать после завершения мероприятия, что поможет повысить вовлеченность и заинтересованность участников, а также более эффективно работать с потенциальными клиентами.
• Анализируйте успех мероприятия и сообщайте о рентабельности инвестиций. Расширенные функции отчетности позволяют легко просматривать, собирать и предоставлять аналитические данные по результатам мероприятия. Это неотъемлемая передовая практика, поскольку она поможет доказать заинтересованным сторонам ценность мероприятия и послужит ориентиром при планировании будущих событий.
• Постоянно привлекайте своих участников. Использование социальных сетей или интегрированных центров сообществ на платформе виртуального мероприятия после его завершения - отличный способ поддержать интерес людей. Создание сообщества после мероприятия полезно во многих отношениях, но самые заметные из них связаны с привлечением потенциальных участников, конверсией и информированием людей.

Для многих гибридные мероприятия - это будущее и абсолютно лучший вариант для любой корпоративной встречи. Скажите "да" доступности и рассмотрите возможность проведения следующего мероприятия на физическом и виртуальном носителях.

Гибридные мероприятия - это лучший вариант для того, чтобы стимулировать большую посещаемость, повысить доступность и угодить большему числу участников, но это не всегда дается легко. Запросите демонстрацию сегодня и узнайте, как OnlineExpo может оптимизировать ваш опыт проведения мероприятий для обеспечения успешного проведения гибридных мероприятий.

Также рекомендуем вам почитать:

9 привлекательных идей оформления стендов экспонентов

Узнайте больше о возможностях платформы для проведения мероприятий OnlineExpo