Узнайте о преимуществах очных мероприятий, ориентированных на цифровые технологии, и о том, как технология проведения мероприятий дает вам новые возможности для создания захватывающего опыта.
Многие профессионалы в области организации мероприятий больше не используют слово "гибридный" для описания своих мероприятий, будь то проведение конференции, организация выставки, или мероприятия другого типа. Распространено мнение, что гибридные мероприятия слишком сложны и требуют двойного бюджета, двойного времени и, конечно, двойной работы.
Сомнения насчет гибридных мероприятий могут быть связаны с тем, что они, якобы, требуют от специалистов по организации мероприятий создания абсолютно одинакового опыта для обеих аудиторий. Но если посмотреть на то, как изменились ожидания посетителей за последние несколько лет, то выясняется, что люди теперь ожидают различных впечатлений от каждого формата мероприятия. При этом людям также по-прежнему необходима гибкость выбора способа потребления контента и общения при посещении мероприятий.
Гибридные мероприятия эволюционировали с первых дней, когда сначала очные сессии просто транслировались для виртуальной аудитории. Ожидани участников мероприятий растут с каждым годом, и организаторам мероприятий без возможности виртуального взаимодействия или нетворкинга будет все труднее привлекать и удерживать виртуальных участников.
Кроме того, гибридные мероприятия сегодня существуют в широком спектре с различными уровнями вовлечения и активации. Большинство профессионалов уже используют технологию проведения мероприятий для налаживания связей между участниками посредством нетворкинга, вовлечения посетителей с помощью геймификации и обеспечения доступности сессий для прямой трансляции или просмотра по требованию. Хотите вы того или нет, эти цифровые элементы превращают ваше очное мероприятие в гибридное.
Вместо того чтобы бояться гибридных мероприятий, примите идею о том, что виртуальные элементы делают очные мероприятия лучше. Вы можете сделать так, как вам хочется - в игре гибридных мероприятий нет правил.
Давайте рассмотрим преимущества добавления цифровых элементов в ваши очные мероприятия, а также некоторые простые стратегии проведения мероприятий, которые вы можете реализовать, и поговорим о том, как технология проведения мероприятий дает вам гибкость для создания захватывающего опыта для участников.
Специалисты по организации мероприятий могут добиться успеха, добавляя виртуальных компоненты к своим очным мероприятиям: от расширения охвата и улучшения пользовательского опыта участников до получения подробных аналитических данных, подтверждающих окупаемость инвестиций спонсоров.
Некоторые из основных преимуществ добавления виртуальных компонентов в очные мероприятия:
Таргетированный нетворкинг: На крупных очных мероприятиях бывает трудно найти и установить контакты с нужными участниками и спонсорами. Но если вы используете приложение для регистрации, вы можете лучше персонализировать опыт участников, сгруппировав их по наиболее важным для них факторам, таким как отрасль, интересы или должность. Вместо того чтобы пролистывать огромный список имен, участники могут легко находить нужную информацию с помощью фильтров, независимо от того, приходят ли они на мероприятие лично или присоединяются к нему из дома.
Значимые спонсорские акции: Организаторы всегда ищут уникальные идеи, которые выходят за рамки базовых спонсорских пакетов. Включение виртуальных элементов открывает для спонсоров возможность использовать обобщенный опыт виртуальных и очных посетителей для максимизации окупаемости инвестиций. Помимо физического места на вашем мероприятии, спонсоры теперь могут иметь виртуальный стенд или спонсировать любой тип цифровой активации. Вендоры могут стать спонсорами игрового задания, сессии или социальной стены (социальная стена - это интерактивная область (раздел на сайте, экран на мероприятии и т.д.), которая в режиме реального времени отображает пользовательский контент из самых популярных социальных сетей, связанный с брендом компании, с помощью хэштегов, текстов и геолокации). Вы также можете использовать уведомления, чтобы побудить зрителей посетить стенд спонсора, спонсорскую сессию или пообщаться с генеральным директором во время сессии вопросов и ответов - возможности безграничны.
Повышенная гибкость и охват: По мере того, как мы возвращаемся к личным встречам, посетители больше, чем когда-либо, берегут свое время. Виртуальные элементы позволяют участникам присутствовать и участвовать в вашем мероприятии из любого места. Вы также можете сделать все сессии доступными по требованию. Эти сессии не только могут способствовать развитию вашей круглогодичной контент-стратегии, но и позволят посетителям ознакомиться со всеми материалами, не испытывая смятения от необходимости быстрого выбора из большого количества сессий в момент проведения мероприятия.
Улучшенное взаимодействие и обмен идеями: Использование технологий проведения мероприятий для привлечения участников с помощью чата, опросов, а также вопросов и ответов улучшает взаимодействие между виртуальными и очными участниками, а также дает возможность высказаться участникам, которые не чувствуют себя комфортно, выступая публично. Если вы проводите сессии мероприятия с помощью мобильного приложения, участники могут задавать вопросы и общаться с другими, сидя в живой аудитории или дома. Как организатор, вы можете получить важные данные о посетителях, такие как типы вопросов, задаваемых на каждой сессии, журналы чата, ответы на вопросы опроса и наиболее популярные сессии.
Создание гибридного опыта не обязательно должно быть трудной задачей, особенно если вы используете уже имеющиеся инструменты. Вы, вероятно, уже используете мобильное приложение для проведения мероприятий для таких основных вещей, как программа мероприятия, информация о способах добраться на мероприятие и состав докладчиков. Вы можете легко включить в него цифровые элементы, не инвестируя в новые технологии и не нанимая дополнительный персонал.
Например, включение чата, опросов и вопросов-ответов в каждую сессию позволяет посетителям легко участвовать в мероприятии и сотрудничать со всеми участниками. Помимо увеличения охвата аудитории, это повышает гибкость, позволяя участникам очного мероприятия принять участие в опросе или оставить комментарий из своего гостиничного номера или во время прогулки по территории мероприятия.
Если вы хотите придать вашим мероприятиям гибридный формат, запись ваших сессий - отличный способ сделать это. Для этого не обязательно тратить много денег или нанимать продюсерскую компанию, тем более что бюджеты сейчас ограничены. Просто установите в комнате камеру для записи сессии и загрузите запись в приложение для проведения мероприятия. Это выгодно как для очных, так и для виртуальных участников, позволяя им отдавать предпочтение живым сессиям, но при этом иметь возможность смотреть остальные по требованию, не упуская ценного контента.
Когда вы думаете о будущих мероприятиях, не зацикливайтесь на слове "гибридный". Вместо этого подумайте о цифровых активностях, которые сделают ваше мероприятие более гибким, доступным и значимым, и тщательно продумайте, как вплести их в дизайн мероприятия.
Прелесть использования комплексной платформы для проведения мероприятий заключается в том, что у вас есть гибкость в разработке мероприятий, чтобы наилучшим образом обслужить вашу очную и виртуальную аудиторию. С OnlineExpo специалисты по организации мероприятий могут:
Организаторы мероприятий должны обладать большим опытом, чтобы спланировать и организовать все мероприятие от начала до конца, вне зависимости от формата. Но иногда даже опытным людям нужен помощник. Запросите бесплатную демонстрацию сегодня, чтобы узнать, как OnlineExpo может помочь вам планировать и управлять мероприятиями, будь то личные, виртуальные или гибридные.
Также рекомендуем вам почитать:
Очные мероприятия: Примеры, советы, приемы и лучшие практики
Узнайте больше о возможностях платформы для проведения мероприятий OnlineExpo
