Гибридные мероприятия - как сделать проще?

С новостями о появлении вакцины от COVID-19 кажется, что все возвращается на круги своя. Однако этот процесс займет некоторое время. А пока вы, вероятно, все чаще слышите о гибридных мероприятиях. Причем многие предполагают, что подобный формат проведения мероприятий является не просто временным решением, а может даже стать постоянным элементом индустрии. В недавнем опросе организаторов, участвовавших в вебинарах, 48,2% заявили, что планируют продолжать проводить гибридные мероприятия после того, как будет безопасно вернуться к офлайн-мероприятиям. 27,3% заявили, что некоторые мероприятия будут проводить в традиционном формате, а некоторые — в виртуальном. 15,8% будут продолжать проводить полностью виртуальные мероприятия и 8,7% планируют полностью вернуться к офлайн-формату.

Но о чем вы, возможно, не так часто слышали, так это о том, насколько утомительной может быть организация таких мероприятий. Хотя гибридные мероприятия могут обеспечить как очные, так и виртуальные преимущества, бывает невероятно сложно обслужить обе стороны одновременно. Мы рассмотрели некоторые недостатки гибридных мероприятий и порекомендовали стратегию, которую вы можете использовать, чтобы сделать их проведение более управляемым.

Гибридные мероприятия могут быть действительно изнурительными

Это как проведение двух мероприятий одновременно

Представьте, что вы проводите очное мероприятие: вы встаете с постели в 5 утра и вскоре после этого приезжаете на место, чтобы помочь подготовить завтрак и начать работу. Пока вы все готовите и помогаете решить все возможные проблемы, вы уже изрядно устали еще до начала мероприятия, после чего будете постоянно работать над тем, чтобы все шло гладко.

Это не слишком отличается от виртуального мероприятия; хотя вы можете оставаться за своим рабочим столом, вы все равно прилагаете все усилия, чтобы убедиться, что каждая сессия начинается вовремя и что участники получают все те же возможности для общения и взаимодействия.

Теперь представьте, что вы делаете обе эти вещи в один и тот же день.

Дело в том, что гибридные мероприятия не так просты, как обычная прямая трансляция уже существующих сессий. Они требуют тщательного планирования, вовлечения и управления, которое отличается в обоих форматах.

Хотя собрать людей вместе лично может быть очень полезно, сначала подумайте, перевешивают ли преимущества гибридного мероприятия затраты на его проведение.

То, что работает при личной встрече, не всегда работает в виртуальном пространстве

Помимо управления ходом обоих мероприятий, работа с виртуальной и очной аудиторией может быть совершенно разной.

Виртуальные и очные посетители имеют разные потребности при проведении мероприятий - например, более длительные сессии обычно сложнее для онлайн-посетителей. Как организатор гибридных мероприятий, вы должны найти подход, который подходит обеим категориям посетителей, чтобы каждый мог в полной мере участвовать в мероприятии и не чувствовать, что его ставят на второе место.

Будьте готовы приложить дополнительные усилия для обеспечения безопасности мероприятия

Конечно, самая важная забота - это причина, по которой мы оказались в этой ситуации в первую очередь: обеспечение безопасности вашего мероприятия. Хотя инновации помогают нам вернуться к нормальной жизни, вам, как организатору мероприятия, необходимо быть готовым к тому, чтобы убедиться в отрицательных анализах и/или вакцинации присутствующих, а также к тому, чтобы в последнюю минуту реагировать на изменения в ограничениях на поездки и безопасность.  Несмотря на свою важность, это также является серьезным дополнением к вашей и без того значительной рабочей нагрузке.

Итак, принимая во внимание эти факты, как же лучше всего справиться с переходом к гибридному формату проведения мероприятий, не взваливая на себя слишком большую нагрузку?

Мы считаем, что наиболее правильным решением является не проводить обе части мероприятия одновременно.

Упростите задачу, разделив контент на два «события»

Проведите ограниченное офлайн-мероприятие и используйте снятое содержание для проведения виртуального мероприятия.

Вместо того, чтобы проводить мероприятие в двух форматах одновременно, дайте себе время сбалансировать нагрузку, организовав небольшое очное мероприятие и обработав контент после его завершения. Записанное видео может служить в качестве предварительно записанных сессий для более широкой аудитории виртуальных участников. Чтобы обеспечить удовлетворительную вовлеченность, докладчики могут сопровождать эти сессии вопросами и ответами, транслируемыми в прямом эфире, а организаторы могут запланировать отдельные онлайн-возможности для налаживания контактов, чтобы удовлетворить потребности обеих аудиторий.

Предоставьте специальные возможности для налаживания контактов и взаимодействия для обеих аудиторий

Несмотря на то, что посетители имеют схожие потребности, независимо от того, находятся ли они на офлайн- или онлайн-мероприятии, наилучший способ удовлетворения этих потребностей зависит от формата. Вместо того, чтобы пытаться заставить один способ работать на оба формата мероприятия, попробуйте предоставить отдельные возможности для налаживания контактов и взаимодействия для виртуальных и очных посетителей.

Взаимодействие и налаживание контактов будет легким для ограниченного очного мероприятия, но не забудьте уделить время организации коммуникативных возможностей для виртуальной аудитории, начиная от поощрения докладчиков к проведению опросов на сессии и участию в виртуальных вопросах и ответах и заканчивая проведением удаленных видеосеансов для виртуальных участников.

Выберите гибкую технологическую платформу для проведения мероприятий, которая поддерживает онлайн- и офлайн-мероприятия

Хотя вы можете разделить ваше мероприятие на два, вы же не хотите, чтобы вам пришлось осваивать две совершенно разные платформы для проведения мероприятий! Упростите планирование мероприятия с помощью платформы, которая может легко поддерживать как очные, так и виртуальные форматы вашего мероприятия. Это не только облегчит работу вам и вашим докладчикам при взаимодействии с обеими аудиториями, но и объединит две группы участников, позволив им связаться друг с другом до начала мероприятия и дав возможность офлайн-участникам участвовать в виртуальном общении и взаимодействии в дальнейшем.

Платформа OnlineExpo легко совмещает виртуальные и очные мероприятия, поддерживая виртуальные сессии и возможности взаимодействия, одновременно помогая организовать офлайн-мероприятия. Вы можете опубликовать программу мероприятия, чтобы предоставить участникам офлайн-мероприятия полное, персонализированное расписание, а также включить в каждый пункт этой программы прямые трансляции и предварительно записанные сессии для виртуальных участников.

На платформе OnlineExpo также реализованы функции общения, включая видеозвонки и онлайн-чат, чтобы помочь участникам наладить контакты до, во время и после обоих этапов мероприятия, а также упрощает виртуальный нетворкинг.

Если вам интересно, что еще OnlineExpo может сделать для вашего гибридного мероприятия, просто свяжитесь с нами сегодня, чтобы получить дополнительную информацию и бесплатную демонстрацию.

Похожие

Pекомендуем Pекомендуем

Мы готовы ответить на ваши вопросы!

Выберите один из значков сверху или оставьте нам быстрое сообщение Facebook, используя кнопку ниже.