Arī pašlaik ir pieejamas dažādas konferenču organizēšanas iespējas. Tie var būt dažādi atklāšanas centri, izstāžu zāles, muzeji vai konferenču viesnīcas. Galvenie kritēriji ir dalībnieku skaits, pasākuma formāts un vieta.
Papildus visiem aspektiem, kas attiecas uz pasākuma organizēšanu, tagad sarakstā ir iekļauta arī dalībnieku un organizatoru drošība, lai pasargātu visus no iespējamas vīrusu izplatīšanās. Jānodrošina iespēja ievērot nepieciešamo distanci no ierašanās brīža līdz pašai konferenču zālei un pārtraukumu laikā. Tomēr nepieciešamā attāluma ievērošana nav jānodrošina tikai ar stingrām zīmēm un plakātiem. Nepieciešamos pasākumus var īstenot kā daļu no interjera dizaina, kas vienlaikus atbalstītu pasākuma saturu, būtu rotaļīgi un ērti dalībniekiem. Neatkarīgi no ceļošanas ierobežojumiem ir iespējams iesaistīt starptautiskus runātājus, izmantojot video tiltu. Tādējādi mēs joprojām varam piedāvāt dalībniekiem daudzveidīgu un saistošu programmu.
Kā profesionāls konferenču organizators mēs ietaupīsim jūsu vērtīgo laiku. Pateicoties mūsu profesionālajām zināšanām, mēs padarīsim konferences vadības procesu raitāku un efektīvāku, izmantojot mūsu pieredzi, zināšanas un piegādātāju kontaktus. Izmantojot inovatīvus risinājumus, mēs uzlabosim piedāvātās iespējas iegūt zināšanas un pozitīvu pieredzi delegātiem, lektoriem, kā arī pašiem organizatoriem.
Galamērķa mārketings
Galamērķu izpēte, piedāvājumu sagatavošana ciešā sadarbībā ar klientu.
Konceptuāls risinājums/attēls
Risinājums, kas balstīts uz konferences tēmu, inovatīvi risinājumi delegātu iesaistīšanai un konferences ietekmes palielināšanai. Pasākuma tēla izveide un tā izmantošana visās pasākuma detaļās.
Sponsorēšana, atbalsts
Sponsoru paku izveide, saziņa ar sponsoriem, izstādes organizēšana. Finansējuma pieteikumu rakstīšana sadarbībā ar klientu.
Finanšu pārvaldība
Dalības un sponsorēšanas maksu iekasēšana, izmaksu un peļņas uzraudzība, rēķinu izrakstīšana piegādātājiem un partneriem, apdrošināšana, regulāras atskaites.
Mārketings / informēšana
Sociālie plašsaziņas līdzekļi, tīmekļa vietne, konferences lietotne. Mērķgrupu datubāze, ielūgumi, atsauksmju vākšana, apstiprinājumu, atgādinājumu, RSVP pakalpojums. Konferences materiāli un izdales materiāli.
Pasākuma vieta / norises vieta
Vispiemērotākās pasākuma norises vietas un norises vietas atrašana, loģistikas pārvaldība, telpu iekārtojums, inventārs, ēdināšana, tulkošanas un drošības pakalpojumi.
Izmitināšana
Rezervācija, sarunas par atcelšanas noteikumiem, rezervācijas veidlapa.
Transports
Delegātu un runātāju pārvadāšana, VIP pakalpojumi, transporta plāns.
Delegāti / runātāji
Reģistrācijas veidlapa, apstiprinājumu un rēķinu nosūtīšana, saziņa ar delegātiem, informācijas numurs. Referentu reģistrācija, viņu ceļojuma, izmitināšanas un uzņemšanas organizēšana, tehnisko prasību saskaņošana, izdevumu atlīdzināšana.
Abstraktu apstrāde
Reģistrācijas veidlapa, abstraktu reģistrācija, apstiprinājuma vēstuļu nosūtīšana, palīdzība abstraktu vērtēšanas komitejai.
Sociālā programma
Pieņemšanu un vakariņu organizēšana, tostarp labākās norises vietas atrašana, kultūras programmas izveide, ēdināšanas organizēšana un telpu noformēšana. Pirms un pēc konferences programma, apmeklējumi, ekskursijas, pavadošās personas programma.
Projektu vadība
Dalība organizatoru komandas darbā, budžeta izveide un atjaunināšana, rīcības plāna izveide un atjaunināšana, visu pakalpojumu koordinēšana, loģistikas grafiks, scenārija plānošana, atskaites (finanses, dalībnieki), sanāksmes, sanāksmju protokolu rakstīšana, pasākuma dokumentācija.
Konferences sekretariāts
Konferences sekretariāts pirms un pasākuma laikā, brīvprātīgie, saimnieki.
Organizēšana konferences laikā
Sagaidīšanas galds, reģistrācijas un informācijas galds, sekretariāts uz vietas, brīvprātīgie. Konferences iekārtošanas koordinēšana, saziņa ar piegādātājiem, palīdzība organizatoram.
