Гибридные конференции становятся все более популярными, и не зря. Они предоставляют участникам уникальную возможность преодолеть разрыв между очными и дистанционными участниками. Но, как известно большинству руководителей мероприятий, одно без другого невозможно! Мы собрали несколько советов, которые помогут вам привлечь участников на реальном мероприятии и одновременно создать сильное онлайн-присутствие, которое принесет пользу как виртуальным, так и физическим участникам.
Несомненно, люди участвуют в гибридных конференциях, чтобы послушать других людей и получить новые знания. Поэтому, если вы хотите, чтобы участники получили удовольствие от конференции и почерпнули из нее знания, возможно, вам стоит сменить выступления на что-то другое, а не перегружать их тоннами информации сразу.
Что вы можете сделать? Во-первых, оставьте достаточно времени для кофе-брейков и обязательно предусмотрите время обеда, чтобы участники могли немного отдохнуть. Вы можете попробовать сочетать выступления с другими видами деятельности, чтобы удержать внимание участников. Например, проведите виртуальный опрос между выступлениями. Это поможет узнать мнение участников по тому или иному вопросу и расшевелить их. Во-вторых, чтобы активизировать аудиторию, задавайте открытые вопросы, которые могут дать вам конкретную информацию. После этого вы можете визуализировать ответы на экране различными способами, чтобы каждый мог их увидеть. Выберите вид взаимодействия, который подходит для вашей гибридной конференции. Если вы не уверены, эксперт OnlineExpo может посоветовать вам, что выбрать.
Еще одна важная и часто упускаемая часть - виртуальный нетворкинг. При том, что часть участников конференции физически находится на мероприятии и может легко общаться друг с другом, также необходимо позаботиться от том, чтобы наладить связи для виртуальной аудитории. Убедитесь, что все знают, как общаться на выбранной платформе, и могут пригласить другого участника на встречу.
Например, OnlineExpo позволяет участникам проводить чат или видеозвонки во время мероприятий или запланировать их на будущее. Кроме того, если на конференции есть зона выставки, они могут легко подойти к представителям компании в режиме онлайн, расспросить их о продукте или договориться о времени демонстрации.
Кроме беседы один на один, можно включить групповой чат, чтобы участники могли писать сообщения, видимые для всех, и находить там новые деловые связи.
Иногда организаторы конференции могут время от времени отдавать приоритет реальным участникам выставки в ущерб виртуальным. Это может вызвать у онлайн-участников ощущение, что они просто смотрят вебинар Zoom, что, в конце концов, негативно повлияет на их впечатление о гибридной конференции. Даже если цены на очный и виртуальный формат иногда отличаются, убедитесь, что ко всем относятся одинаково. Например, онлайн-аудитория может посчитать неуместным, когда модератор или докладчик постоянно общается с людьми, сидящими в комнате.
Несмотря на то, что гораздо проще разговаривать с человеком, находящимся рядом, планируйте, чтобы все вопросы и ответы, случайные обращения и другие виды взаимодействия были поровну распределены между всеми участниками. Убедитесь, что вся необходимая информация, такая как изменения в повестке дня, любые руководства к действию или информация о следующих шагах, понятна обеим сторонам. Это также относится к последующим действиям после мероприятия, отправке материалов, обратной связи или благодарственных писем.
В целом, организация гибридной конференции требует больших усилий, чтобы угодить как онлайн, так и офлайн-аудитории. Специалисты OnlineExpo помогут вам организовать и успешно провести онлайн-, офлайн- или гибридное мероприятие с любым количество участников. Закажите бесплатную консультацию прямо сейчас!
Также рекомендуем вам почитать:
Опрос после мероприятия - 12 самых важных вопросов
Узнайте больше о возможностях платформы для проведения онлайн-мероприятий OnlineExpo
