Net ir šiuo metu yra įvairių galimybių organizuoti konferencijas. Tai gali būti įvairūs atradimų centrai, parodų salės, muziejai ar konferencijų viešbučiai. Pagrindiniai kriterijai yra dalyvių skaičius, renginio formatas ir vieta.
Be visų su renginio organizavimu susijusių aspektų, į sąrašą dabar įtrauktas ir dalyvių bei organizatorių saugumas, siekiant apsaugoti visus nuo galimo virusų plitimo. Galimybė laikytis reikiamo atstumo turi būti užtikrinta nuo pat atvykimo į pačią konferencijų salę ir per pertraukas. Tačiau reikiamo atstumo išlaikymas neturi būti užtikrinamas vien tik griežtais ženklais ir plakatais. Būtinos priemonės gali būti įgyvendinamos kaip interjero dizaino dalis, kuri tuo pat metu palaikytų renginio turinį, būtų žaisminga ir patogi laikytis dalyviams. Nepriklausomai nuo kelionių apribojimų, galima įtraukti tarptautinius pranešėjus naudojant vaizdo tiltus. Taigi vis tiek galime pasiūlyti dalyviams įvairią ir įtraukiančią programą.
Būdami profesionalūs konferencijų organizatoriai, sutaupysime jūsų brangaus laiko. Pasitelkę savo profesinę patirtį, žinias ir tiekėjų kontaktus, konferencijos valdymo procesą padarysime sklandesnį ir efektyvesnį. Taikydami novatoriškus sprendimus pagerinsime siūlomas galimybes įgyti žinių ir teigiamos patirties tiek delegatams, tiek pranešėjams, tiek patiems organizatoriams.
Tikslo rinkodara
Tikslo tyrimai, pasiūlymų rašymas glaudžiai bendradarbiaujant su klientu.
Koncepcinis sprendimas ir (arba) įvaizdis
Sprendimas, pagrįstas konferencijos tema, novatoriški sprendimai, kaip įtraukti delegatus ir padidinti konferencijos įtaką. Renginio įvaizdžio kūrimas ir jo naudojimas visoms renginio detalėms.
Rėmimas, parama
Rėmėjų paketų kūrimas, bendravimas su rėmėjais, parodos organizavimas. Paraiškų finansavimui gauti rašymas bendradarbiaujant su klientu.
Finansų valdymas
Dalyvavimo ir rėmimo mokesčių rinkimas, išlaidų ir pelno stebėsena, sąskaitų tiekėjams ir partneriams išrašymas, draudimas, reguliarios ataskaitos.
Rinkodara / informavimas
Socialinė žiniasklaida, interneto svetainė, konferencijos programėlė. Tikslinių grupių duomenų bazė, kvietimai, atsiliepimų rinkimas, patvirtinimų, priminimų siuntimas, RSVP paslauga. Konferencijos medžiaga ir dalomoji medžiaga.
Renginio vieta / vieta
Tinkamiausios renginio vietos ir vietos paieška, logistikos, patalpų dizaino, inventoriaus, maitinimo, vertimo žodžiu ir apsaugos paslaugų valdymas.
Apgyvendinimas
Rezervavimas, derybos dėl atšaukimo sąlygų, užsakymo forma.
Transportas
Delegatų ir pranešėjų vežimas, VIP paslaugos, transporto planas.
Delegatai / pranešėjai
Registracijos forma, patvirtinimų ir sąskaitų faktūrų siuntimas, bendravimas su delegatais, informacinis numeris. Pranešėjų registravimas, jų kelionės, apgyvendinimo ir priėmimo organizavimas, techninių reikalavimų derinimas, išlaidų kompensavimas.
Anotacijų tvarkymas
Registracijos forma, santraukų registracija, patvirtinimo laiškų siuntimas, pagalba santraukų vertinimo komitetui.
Socialinė programa
Priėmimų ir vakarienių organizavimas, įskaitant geriausios vietos paiešką, kultūrinės programos sudarymą, maitinimo organizavimą ir patalpų dizainą. Programa prieš ir po konferencijos, vizitai, ekskursijos, lydinčio asmens programa.
Projektų valdymas
Dalyvavimas organizatorių komandos darbe, biudžeto sudarymas ir atnaujinimas, veiksmų plano sudarymas ir atnaujinimas, visų paslaugų koordinavimas, logistikos tvarkaraštis, scenarijaus planavimas, ataskaitų rengimas (finansai, dalyviai), susitikimai, susitikimų protokolų rašymas, renginio dokumentacija.
Konferencijos sekretoriatas
Konferencijos sekretoriatas prieš renginį ir jo metu, savanoriai, renginio vedėjai.
Organizavimas konferencijos metu
Pasitikimo stalas, registracijos ir informacijos stalas, sekretoriatas vietoje, savanoriai. Įrengimo koordinavimas, bendravimas su tiekėjais, pagalba organizatoriui.
