Konferenssin järjestämiseen on nykyäänkin tarjolla erilaisia vaihtoehtoja. Näitä voivat olla erilaiset löytökeskukset, näyttelytilat, museot tai konferenssihotellit. Tärkeimmät kriteerit ovat osallistujien määrä, tapahtuman muoto ja sijainti.
Kaikkien tapahtuman järjestämiseen liittyvien näkökohtien lisäksi luetteloon kuuluu nyt myös osallistujien ja järjestäjien turvallisuus, jotta kaikkia voidaan suojella virusten mahdolliselta leviämiseltä. Mahdollisuus pitää tarvittava etäisyys on taattava saapumisesta lähtien itse konferenssisaliin ja taukojen aikana. Vaaditun etäisyyden pitämistä ei kuitenkaan tarvitse hoitaa pelkästään tiukkojen kylttien ja julisteiden avulla. Tarvittavat toimenpiteet voidaan toteuttaa osana sisustussuunnittelua, joka samalla tukisi tapahtuman sisältöä, olisi leikkimielinen ja osallistujien kannalta mukava seurata. Matkustusrajoituksista huolimatta on mahdollista ottaa mukaan kansainvälisiä puhujia videosiltojen avulla. Näin voimme silti tarjota osallistujille monipuolista ja mukaansatempaavaa ohjelmaa.
Ammattimaisena konferenssijärjestäjänä säästämme arvokasta aikaasi. Ammattitaidollamme teemme konferenssinhallintaprosessista sujuvamman ja tehokkaamman hyödyntämällä kokemuksiamme, tietämystämme ja toimittajakontaktejamme. Innovatiivisten ratkaisujen avulla parannamme tarjottuja vaihtoehtoja tiedon hankkimiseksi ja myönteisten kokemusten saamiseksi niin delegaateille, puhujille kuin järjestäjille itselleen.
Matkakohteen markkinointi
Matkakohteiden tutkiminen, tarjousten kirjoittaminen tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa.
Konseptiratkaisu/kuva
Konferenssin aiheeseen perustuva ratkaisu, innovatiiviset ratkaisut delegaattien osallistamiseksi ja konferenssin vaikutusvallan lisäämiseksi. Kuvien luominen tapahtumaa varten ja niiden käyttäminen kaikissa tapahtuman yksityiskohdissa.
Sponsorointi, tuki
Sponsorointipakettien luominen, yhteydenpito sponsoreihin, näyttelyn järjestäminen. Rahoitushakemusten kirjoittaminen yhteistyössä asiakkaan kanssa.
Taloushallinto
Osallistumis- ja sponsorimaksujen kerääminen, kustannusten ja tuottojen seuranta, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden laskutus, vakuutukset, säännölliset raportit.
Markkinointi / tiedottaminen
Sosiaalinen media, verkkosivusto, konferenssisovellus. Kohderyhmätietokanta, kutsut, palautteen kerääminen, vahvistusten ja muistutusten lähettäminen, RSVP-palvelu. Konferenssimateriaalit ja käsiohjelmat.
Tapahtumapaikka / tapahtumapaikka
Sopivimman tapahtumapaikan ja -paikan löytäminen, logistiikan hallinta, tilojen suunnittelu, inventaario, catering, tulkkaus- ja turvallisuuspalvelut.
Majoitus
Varaukset, peruutusehdoista neuvotteleminen, varauslomake.
Kuljetus
Valtuutettujen ja puhujien kuljetus, VIP-palvelut, kuljetussuunnitelma.
Valtuutetut / puhujat
Ilmoittautumislomake, vahvistusten ja laskujen lähettäminen, yhteydenpito delegaatteihin, infonumero. Puhujien rekisteröinti, heidän matkansa, majoituksensa ja vastaanoton järjestäminen, teknisten vaatimusten koordinointi, korvaukset.
Abstraktien käsittely
Ilmoittautumislomake, abstraktien rekisteröinti, vahvistuskirjeiden lähettäminen, abstraktien arviointikomitean avustaminen.
Sosiaalinen ohjelma
Vastaanottojen ja illallisten järjestäminen, mukaan lukien parhaan paikan löytäminen, kulttuuriohjelman luominen, cateringin järjestäminen ja tilojen suunnittelu. Konferenssia edeltävä ja sen jälkeinen ohjelma, vierailut, retket, saattajan ohjelma.
Projektinhallinta
Osallistuminen järjestelyryhmän työhön, budjetin laatiminen ja päivittäminen, toimintasuunnitelman laatiminen ja päivittäminen, kaikkien palvelujen koordinointi, logistinen aikataulu, skenaarion suunnittelu, raportointi (talous, osallistujat), kokoukset, kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen, tapahtuman dokumentointi.
Konferenssin sihteeristö
Konferenssin sihteeristö ennen tapahtumaa ja sen aikana, vapaaehtoiset, isännät.
Järjestötoiminta konferenssin aikana
Tervetulotiski, ilmoittautumis- ja infotiski, paikan päällä toimiva sihteeristö, vapaaehtoiset. Järjestelyjen koordinointi, yhteydenpito tavarantoimittajiin, järjestäjän avustaminen.
