Tapahtuma on päättynyt, mutta työ ei ole vielä valmis. Tapahtuman jälkeisestä kyselystä on hyvä tietää eräs tärkeä seikka.
Palautteen kerääminen osallistujilta tapahtuman jälkeisellä kyselyllä on portti arvokkaisiin oivalluksiin, jotka auttavat sinua saamaan seuraavasta tapahtumastasi kaiken irti. Kaikki tapahtuma-alalla työskentelevät käyttävät palautekyselyä tietojen keräämiseen ja vastausten saamiseen osallistujilta ja/tai sponsoreilta ennen tai jälkeen tapahtuman.
Yhteiskunnan digitalisoituminen on vienyt palautteen aivan uudelle tasolle, ja asiakastyytyväisyys on usein indikaattori siitä, pidetäänkö tapahtumaa onnistuneena. HubSpotin siteeraaman tutkimuksen mukaan esimerkiksi 90 prosenttia virtuaalitapahtumien järjestäjistä luottaa tapahtuman jälkeiseen kyselyyn, jolla mitataan osallistujien, sponsoreiden ja tapahtumajärjestäjien tyytyväisyyttä.
Tapahtuman jälkeinen kysely on lähinnä jälkimarkkinointia, varsinkin kun on ymmärrettävä, mikä toimi ja mikä ei.
Tapahtumien kyselyt ovat hyödyllinen väline arvokkaan palautteen keräämiseen tapahtuman osallistujilta. Ne voidaan jakaa kolmeen tyyppiin:
Kuten edellä kirjoitimme, kyselyn päätarkoitus on saada palautetta. Ei kuitenkaan pidä toivoa, että kaikki kävijät kehuvat itse tapahtumaa. Kuten koodissa, myös tapahtumissa on aina parannettavaa.
Keskimäärin henkilö on valmis käyttämään noin viisi minuuttia verkkokyselyn täyttämiseen. Yli 15 minuuttia kestävästä kyselystä ei todennäköisesti ole hyötyä arvokkaiden tietojen saamisen kannalta, sillä ihmiset väsyvät ja vastaavat kysymyksiin ajattelemattomasti tai jättävät kyselyn kokonaan kesken. Siksi on tärkeää kysyä mielekkäitä kysymyksiä kuormittamatta kyselyä liian monilla kysymyksillä.
Sinun on päätettävä etukäteen, mitä tarkalleen ottaen haluat saada kyselystä irti. Mitkä KPI:t ovat sinulle erityisen tärkeitä ja kuinka monta vastausta tarvitset, jotta tiedot pysyvät merkityksellisinä.
Lyhyt (enintään 10 kysymystä) ja mielenkiintoinen kysely on loistava tapa maksimoida vastaajien sitoutuminen. Tehokkaissa kyselyissä käytetään yhdistelmää kyllä/ei-kysymyksistä, monivalintakysymyksistä ja avoimista kysymyksistä. Tämä tarkoittaa, että kyselyn suunnittelun pitäisi antaa tapahtuman järjestäjille selkeä yleiskuva kyseisen vastaajan kokemuksesta, eli siitä, mikä toimi ja mikä ei.
On myös tärkeää ilmoittaa osallistujille etukäteen, että heitä pyydetään vastaamaan kyselyyn tapahtuman tietyssä vaiheessa. Potentiaalisten vastaajien tulisi olla tietoisia siitä, että heidän antamansa tiedot ovat erittäin tärkeitä ja auttavat parantamaan työnkulkuja.
Kyselyn tekeminen mahdollisimman käyttäjäystävälliseksi on vasta ensimmäinen askel. Kyselyn tulisi olla mielekäs eikä liian monimutkainen, varsinkin jos kohdeyleisö on monipuolinen ja koostuu osallistujista (joihin voi kuulua myös johtajia), sponsoreista ja tapahtuman vapaaehtoisista.
Olemme koonneet luettelon 12 kysymyksestä, joiden avulla voit laatia tapahtuman jälkeisen kyselyn.
1. Kuinka tyytyväinen olet tähän tapahtumaan?
Kaikissa tapahtuman jälkeisissä kyselytutkimuksissa on oltava selvää, pitivätkö vastaajat tapahtumasta vai eivät. Tämä kysymys voi olla avoin, tai voit antaa vastaajille useita vastauksia, joista he voivat valita.
2. Mistä pidit tapahtumassa eniten?
Tätä kysymystä tarvitaan, jotta voidaan ymmärtää, mitkä tapahtuman osatekijät olisi toistettava tulevassa tapahtumassa.
3. Mikä tapahtumassa ei miellyttänyt sinua eniten.
Kun tiedät tapahtuman heikkoudet, voit välttää vastaavat virheet tulevaisuudessa ja tehdä tulevasta tapahtumasta mahdollisimman myönteisen vaikutuksen kävijöihin.
4. Kuinka todennäköisesti osallistutte tapahtumiimme tulevaisuudessa?
Pyytäkää vastaajia arvioimaan, kuinka todennäköisesti he palaavat tapahtumaan. Tämä on erittäin tärkeä kysymys, koska se voi kertoa, kuinka tehokkaasti mainostitte tapahtumaa ja lunastitte lupauksenne. Jos tapahtuman osallistujat ovat tyytyväisiä kokemukseensa, heillä on taipumus tulla uudelleen.
5. Oliko tapahtuma-alustalla navigointi helppoa?
Tämä kysymys on erityisen hyödyllinen, jos järjestät hybridi- tai virtuaalitapahtuman. Koska tapahtuma-alusta vaikuttaa suoraan siihen, miten osallistujat kokevat tapahtuman sisällön, on tärkeää tietää, että osallistujat pääsevät helposti käsiksi siihen, mistä he ovat maksaneet, ja voivat osallistua siihen. Jos vieraiden on vaikea navigoida alustalla, heidän kokonaiskokemuksensa on todennäköisesti huono.
6. Esiintyikö tapahtuman aikana ongelmia?
Olipa kyseessä virtuaalinen, hybridi- tai fyysinen tapahtuma, on hyödyllistä tietää, esiintyikö osallistujilla ongelmia tapahtuman aikana. Tämä kysymys auttaa sinua ymmärtämään tapahtuma-alustasi tai -teknologiasi heikkouksia.
7. Miten arvioisit tapahtuman verkostoitumismahdollisuuksia?
Verkostoituminen on usein tärkein syy siihen, että joku ylipäätään osallistuu tapahtumaan. Kysymällä vastaajilta tämän kysymyksen voit selvittää, ovatko he tyytyväisiä tarjottuihin mahdollisuuksiin.
8. Kuinka hauska tapahtuma oli asteikolla 1-10?
Mukaansatempaava sisältö ei ainoastaan pidä huomion yllä, vaan vaikuttaa myös suurelta osin kävijöiden tyytyväisyyteen tapahtumaa kohtaan. Tämän kysymyksen avulla voit määrittää, olivatko toimet, sisältö tai vierailevat puhujat tehokkaita yleisön sitouttamisessa. Jatkossa voit säätää tarvittavia kohtia tulevissa tapahtumissa.
9. Miten arvioit tapahtuman kestoa ajallisesti?
Kukaan ei pidä kovin pitkästä tapahtumasta. On erittäin tärkeää löytää tasapaino sisällön, keskustelun ja vieraiden osallistumisen välillä. Ja yleisön vastaukset auttavat sinua löytämään sen parhaalla mahdollisella tavalla.
10. Kuinka tyytyväinen olet tapahtuma-alustaan?
Tapahtuma-alusta on virtuaalitapahtuman keskipisteenä ratkaisevan tärkeä. Jos yleisö kokee alustan vaikeaksi, latteaksi tai ei kannata, sinun on ehkä mietittävä tapahtumateknologiaasi uudelleen ja löydettävä vakuuttavampi vaihtoehto.
11. Vastasiko tapahtuma odotuksiasi? Jos ei, miksi?
Tämän avoimen kysymyksen avulla vastaajat voivat ilmaista pettymyksensä tai päinvastoin kehua tapahtumaasi. Lisäksi se antaa sinulle mahdollisuuden nähdä, vastasiko tapahtumasi osallistujien odotuksia vai onko sinun mietittävä markkinointistrategiaasi uudelleen.
12. Miten kuulit tästä tapahtumasta?
Tämä kysymys liittyy suoraan tapahtuman mainostamistaktiikkaan, ja saadut vastaukset voivat vaikuttaa markkinointistrategiaan tulevaisuudessa. Pyydä vastaajia ilmoittamaan, mistä he kuulivat tapahtumastasi ensimmäisen kerran, ja analysoi heidän vastauksensa. Näin saat selville, mikä markkinointikanava oli tehokkain kohdeyleisön tavoittamisessa.
Yksi virtuaalitapahtuman suurista eduista on mahdollisuus kerätä reaaliaikaisia osallistujatietoja (kuten sitoutumistasoja tai hyppyprosentteja). On tärkeää muistaa, että nämä kysymykset on esitettävä silloin, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa, muuten vastaukset eivät välttämättä anna tarvittavaa tietoa.
Palautteen saaminen tapahtuman osallistujilta on aina ollut olennainen osa arviointiprosessia. Kun virtuaaliset ja hybriditapahtumat alkoivat korvata fyysisiä tapahtumia, tapahtuma-alustalta odotettiin tapahtumien järjestämisen ja toteuttamisen lisäksi myös tietojen ja suorituskykymittareiden keräämistä tulevien tapahtumien parantamiseksi.
Confenta-alustan avulla on mahdollista luoda ja toteuttaa kyselyitä erittäin tehokkaasti ja kerätä vastaajilta juuri ne tiedot, joita tietyn tapahtuman järjestäjä tarvitsee.
Haluatko toteuttaa tehokkaita tapahtuman jälkeisiä kyselyitä? Varaa esittely Confentan ominaisuuksista jo tänään saadaksesi lisätietoja. Confenta-alustalla voit järjestää ja toteuttaa online- ja hybriditapahtumia kaikenlaista monimutkaisuutta!
Suosittelemme myös lukemaan:
Verkkotapahtuman tehokkuuden arviointi
Lue lisää verkkotapahtuma-alusta Confentan mahdollisuuksista
