Konverentsid kui inimeste kohtumispaik on sündinud vajadusest. Vajadusest vahetada teadmisi, õppida, jagada kogemusi ning teha ühiselt suuremaid otsuseid. Ka praegusel ajal, mil maailm on silmitsi pandeemiaga, on inimeste jaoks oluline säilitada omavaheline kontakt. Võibolla isegi rohkem, kui kunagi varem.
Olukorras, kus tavapärase konverentsiformaadi kasutamine on muutunud omaette väljakutseks, on siiski olemas erinevaid kohti ja võimalusi konverentside edukaks läbiviimiseks. Täpsemate valikute osas saab otsustavaks nii hetkeolukord maailmas kui ka traditsioonilised aspektid – osalejate arv, ürituse format ja asukoht.
Lisaks kõikidele korralduslikele nüanssidele on siia nimekirja lisandunud ka konverentsi osalejate ja korraldajate turvalisus, kaitsmaks ennast ja teisi võimaliku viiruste leviku eest. Piisava distantsi hoidmise võimalus peab olema tagatud nii konverentsisaalis, pauside ajal kui ka juba toimumiskohta saabumisel. Vahemaa hoidmine ei pea aga olema korraldatud pelgalt rangete siltide ja plakatitega. Vajalikke meetmeid saab sulandada osaks ruumikujundusest, mis toetaksid samal ajal ürituse sisu, oleksid mängulised ning osalejatele mugavalt järgitavad.
Sõltumata reisimispiirangutest saame kaasata rahvusvahelisi esinejad videosilla vahendusel. Nii saame endiselt pakkuda osalejatele mitmekesist ja kaasahaaravat programmi.
Professionaalse konverentsiteenuse pakkujana aitame Teil kokku hoida oma väärtuslikku aega.
Oma erialaste kogemuste, teadmiste ja kontaktide baasil muudame konverentsi korraldamise sujuvamaks ning efektiivsemaks. Läbimõeldud ja uuenduslike lahendustega parendame teadmiste omandamise võimalusi ning pakume positiivseid kogemusi ja elamusi nii osalejatele, esinejatele kui korraldajatele endile.
Sihtkoha turundus
Sihtkoha uuring, biddingute koostamine koostöös kliendiga.
Idee lahendus/ kuvand
Lahendus konverentsi teemast lähtudes, uuenduslikud lahendused delegaatide kaasamiseks ja konverentsi mõju suurendamiseks. Ürituse kuvandi loomine ning selle järgimine kõigis ürituse detailides.
Sponsorlus, toetused
Sponsorpakettide koostamine, suhtlus sponsoritega, näituse korraldamine. Toetuste taotluste koostamine koostöös kliendiga.
Finantside haldamine
Osalustasude ja sponsorrahade kogumine, tulude-kulude jälgimine, arveldus hankijate ja koostööpartneritega, kindlustus, regulaarne aruandlus.
Turundus / Teavitus
Sotsiaalmeedia, koduleht, konverentsi äpp. Sihtgrupi andmebaas, kutsed, tagasiside kogumine, kinnituste saatmine, meeldetuletused, RSVP teenus. Trükisted, jaotusmaterjalid.
Toimumiskoht
Sobiva toimumiskoha leidmine, ruumide lahendus, logistika korraldus, ruumide kujundus, inventari valik, toitlustus, tehniline lahendus, tõlge, turvateenus.
Majutus
Broneeringud, tühistamistingimuste läbirääkimine, broneerimisvorm.
Transport
Osalejate ja esinejate transport, VIP teenus, transpordi plaan.
Osalejad / Esinejad
Registreerimisvorm, kinnituste ja arvete saatmine, osalejatega suhtlemine, infotelefon. Esinejate registreerimine, reisi-, majutuse ja vastuvõtu korraldus, tehniliste vajaduste koordineerimine, kulude tagastus.
Abstraktide käsitlemine
Registreerimisvorm, abstraktide registreerimine, kinnituskirjade saatmine, hindamiskomisjoni assisteerimine.
Sotsiaalprogramm
Vastuvõttude ja õhtusöökide korraldamine sh. sobiva toimumiskoha leidmine, kultuuriprogrammi koostamine, toitlustuse korraldus, ruumide kujundus. Konverentsile eelnev ja järgnev programm, visiidid, ekskursioonid, kaaslaste programm.
Projektijuhtimine
Osalemine korraldusmeeskonna töös, eelarve koostamine ja kaasajastamine, tegevuskava koostamine ja kaasajastamine, kõikide teenuste koordineerimine, logistiline ajakava, korralduslik stsenaarium, aruandlus (finants, osalejad), koosolekud, protokollimine, ürituse dokumentatsioon.
Sekretariaat
Konverentsi eelne- ja aegne sekretariaat, vabatahtlikud, sidesisikud.
Konverentsi aegne korraldus
Welcome desk, registreerimis- ja infolaua töö korraldus, kohapealne sekretariaat / vabatahtlikud. Ülesehituse koordineerimine; hankijatega suhtlemine, korraldaja assisteerimine.
