Esimene otsus, mis tehakse enne messi, on loomulikult osalemisotsus. Küsimus, kus, millal ning millisel messil osaleda, on peamine ja ettevõtjal tuleb siin selgelt endale aru anda, millised eesmärgid on seatud (vt eelmist peatükki) ja millised messid võimaldavad neid eesmärke kõige paremini täita. Toimub ju mitmeid sarnaseid messe erinevatel aegadel ja õige valiku tegemiseks tuleb teha piisavalt eeltööd – uurida külastatavust ja külastajate profiile, eksponentidena osalejaid ja loomulikult kuludega seonduvaid nüansse. Rahvusvahelisel messil osalemine väljaspool koduriiki on kindlasti kordades kallim ja vajab põhjalikumat eeltööd, kui osalemine lokaalselt koduturgu katval messil.

Eduka osalemise messil tagavad läbimõeldud tööplaan ja koos sellega koostatud ajakava, mida algusest peale korrektselt järgitakse. Ajakaval on suurem tähtsus neil messidel, mille ettevalmistusperiood on pikk või mis toimuvad pikema ajavahemiku järel.

Ajakava planeerimisel tehke aga esmalt selgeks messil osalemise eesmärgid ehk millise tulemusega tahaksite koju tulla? Eesmärkidest lähtuvalt sätestage ka taktikalised küsimused alates virtuaalse stendi kujundusest ja kasutatavatest moodulitest kuni messi teenindava personali kvalifikatsiooni, tööjaotuse ja valmisolekuni messi ajal.

Arvestage, et online-messidel on tavapärasest suurem külastajate hulk, kuid nende viibimise aeg stendil ehk virtuaalses boksis on lühike. Suhtlemiseks ja kliendi tähelepanu kiireks võitmiseks tuleb online- messil kordades rohkem pingutada. Online-messi külastajad soovivad kiirelt infot neid huvitava kohta ja nad saavad pidada paralleelseid läbirääkimisi mitmes boksis korraga – seega olge valmis tõsisteks argumenteerimisteks nii OnlineExpo keskkonnas kui ka muudes kanalites (FB, Skype, telefon) ning loomulikult ärge välistage ka kohtumisi reaalses elus.

Hinnake, kas teil on piisavalt ressursse, et hiljem kiirelt ja efektiivselt hallata messil kogutud kontakte ning prognoosige, millise osa neist kontaktidest tahate kindlasti reaalseks müügiks või kliendisuhteks pöörata. Sellele vastavalt planeerige meeskond ja tegevused.

Eduka messil osalemise tagavad läbimõeldud tööplaan ja ajakava, millest algusest peale kinni peetakse. Oluline on valida sihtgrupi tabamiseks sobiv mess ja otsustada, kas ettevõte on valmis osalema rahvusvahelisel tasandil. Välisriikides osalemine on hea võimalus tunnetada reaalset konkurentsi, õppida konkurentidelt ja tutvuda välisriikide turu ja klientidega ning laiendada sihtgruppe.

Pea silmas messikorraldaja kehtestatud tähtaegu:

• registreerimis- või broneerimisinfo edastamine;

• virtuaalse stendi või näituseboksi teenusmoodulite ja pakettide tellimuste esitamine;

• teenuste eest tasumine;

• messikataloogi ja pressiinfo edastamine messikorraldajale jne.

Pea silmas eksponendi tegevusega seotud tähtaegu:

• virtuaalse stendi kujunduskavandi loomine ja tellimine;

• virtuaalse stendi “ehitamine” ja sisumaterjaliga täitmine;

• allalaaditavate materjalide koostamine ja tootmine;

• reklaami planeerimine;

• kutsete lähetamine.

• kohustuste ja vastutuse jagamine meeskonna liikmete vahel;

• detailse eelarve koostamine;

• messipersonali valik ja koolitamine online-keskkonnas töötamiseks;

• messipakkumiste planeerimine;

• messistendi kujundusküsimuste lahendamine;

• messi raames ettevõtte reklaamikampaania planeerimine, kutsete väljasaatmine (e-kiri, FB, kodulehekülg, Google), koostöö messikorraldajaga;

• aktiivne osalemine vastavalt plaanile ja seatud eesmärkidele;

• messi lõpparuande koostamine, tulemuste hindamine;

• Messijärgne töö kogutud kontaktidega;

• järgmise messi kavandamine.

Enne messi mõtle, kuidas soovid ennast messil esitleda, kas olla domineeriv ja märgatav või pigem tutvustada ennast „visiitkaardi“ vormis ja olla lihtsalt olemas. Sellest lähtuvalt tee valik pakettide vahel, mis erinevad peamiselt kujunduslike ja märgatavust laiendavate võimaluste poolest. Mõtle läbi, kuidas teiste samasuguste virtuaalsete näitusebokside kõrval huvitav välja paista ja meelitada kliente oma stendile.

• virtuaalse stendikujunduse kontseptsiooni loomine (econom-, standard- või premium-pakett või erilahendusega stend). Valitud paketist tuleneb ka materjalide ettevalmistamise valik (video, foto, arvutigraafika);

• stendi kujunduskavandi koostamine ja tellimine, arvestades online-keskkonna eripära ja võimalustega;

• messistendi interaktiivsete võimaluste kavandamine – oksjonid, loosimised, eriauhinnad, küsitlused, külastajate registreerimised, Facebooki ja Twitteriga koostöö jms, ja nende tegevuste jaoks vajalikud auhinnad ja meened;

• webinaride kasutamise otsustamine ja materjalide ettevalmistamine;

• eksponeeritavate toodete valik ja materjalide ettevalmistamine (video- ja fotomaterjal, eripakkumised ja messil kehtivad ostu-müügi tingimused);

• messi ajal virtuaalses stendis toimuvate ürituste tervikprogrammi ettevalmistamine ja kujundamine stendile: uudiste koostamine, eritoodete esitlemise järjekorra jagamine erinevate messipäevade peale, offline-tegevuste ühendamine võimalike VIP-külalistega kohtumiseks, video- ja fotoesitlused jms;

• messipakkumiste info edastamine messikorraldajale, kes esitleb infot ja pakkumisi messi üldises reklaamikampaanias;

• valmisoleku tagamine näidistööks või tootedemonstratsioonideks kontorites või müügikohtades väljaspool virtuaalkeskkondi;

• online- ja offline-töötubade korraldamise otsustamine koos online-kanalite võimaluste kasutamisega;

• messil osalemisega seotud reklaammaterjalide, flaierite ja sooduskupongide pdf-formaadis kujundamine;

• postiga saatmiseks mõeldud reklaammaterjalide, samplerite, kingituste jm tellimine.

• messistendi valmimine messikeskkonnas vähemalt 2 nädalat enne messi algust;

• messi ajal virtuaalsesse stendi planeeritud programmi ja ürituste läbiviimine;

• virtuaalsete eksponaatide ja toodete paigutamine rubriikidesse, nende igapäevane muutmine ja vahetamine (soovituslikult vahetatakse stendis eripakkumisi ja väljapanekuid 1–2 korda päevas). Tegevus tagab pideva esitluse messikeskkonna uudiste lindil ja toodete hea esitlemise „Bazaari“ rubriigis;

• messikorraldaja ja eksponendiga koostöös online-kanalite kaudu külastajate pidev kutsumine messile;

• messikeskkonna erinevate lisavõimaluste pidev kasutamine, nagu näiteks loteriid, oksjonid, küsitlused, eriauhinnad, integreerimine FB jm sotsiaalsete keskkondadega. Tegevused võimaldavad koguda passiivselt nende külastajate kontakte, kellel on huvi jätkusuhtluse vastu;

• stendide kujundamine erinevates saalides (erinevatel pakettidel on erinevad võimalused virtuaalsete stendide seadistamiseks);

• pidev monitooring oma stendil toimuvate tegevuste osas, näiteks milliste toodete ja sõnumite vastu tunnevad külastajad huvi ja milliste vastu mitte. Kiirete muudatuste ja otsuste tegemine vastavalt saadud informatsioonile, näiteks päevapakkumiste ja lühiajaliste aktsioonide välja mõtlemine ning nende esitlemine messikeskkonna võimaluste kaudu;

• ka oma konkurentide virtuaalsete stendide kujunduse, külastatavuse ja pakkumiste igapäevane monitoorimine ja nende tegevuse analüüsimine (võimalusel tehke seda koos kogu oma meeskonnaga). Rakendage ja adapteerige huvitavamad ideed oma stendidele;

• analüüsige messi üldiste andmete baasil, mitu protsenti tegevustest toimub teie boksis ja leidke meetodid külastatavuse ja tegevuste tõstmiseks;

• külastajate vastuvõtt virtuaalses boksis, suhtlemine, kontaktide kogumine, infovahetus;

• pidev valmisolek erinevate potentsiaalsete klientidega suhtlemiseks. Valmisolek suhelda lihtsalt huvilistega, kuid ka spetsialistide esitlusi nõudvate klientidega, mis tähendab pädevate inimeste valmisolekut suhtluse ülevõtmiseks ja vajadusel kohtumiste (nii online kui ka offline) läbiviimiseks;

• valmisolek suhelda erinevates keeltes, kui mess toimub samaaegselt erinevates riikides ja keelekeskkondades;

• messi sulgemisel töö lõpetamine stendis ja jätkutegevuste valimine arhiiviga töötamiseks. Kõik OnlineExpo näitused on pärast toimumist aktiivsed kuni aasta ehk järgmise näituseni;

• messikorraldajad saadavad kõikidele eksponentidele esialgsed kokkuvõtted ja analüüsi messi kohta viie päeva jooksul pärast pärast messi lõppemist;

• informeerige messi korraldajaid oma kogemustest ja ettepanekutest pidevalt. Andes korraldajatele adekvaatset tagasisidet, paraneb ja täieneb messikeskkond pidevalt.

• Broneerimistasu ja osavõtumaks pärast konkreetse paketi või lahenduse valimist (võimalikud on soodustused, nt varajasele registreerijale);

• virtuaalse stendipinna rent, kus hinnaerinevus sõltub valitud pakettidest, mis omakorda erinevad klientide tähelepanu võitmise ja messistendi ülesseadmise vahendite ja messikeskuse üldises reklaamikampaanias osalemise poolest;

• stendiehituse teenuse maksumus – kasutada saab kas messikorraldaja pakutavat modulaarset iseteeninduskonstruktorit või lisateenusena disaineri loodud erilahendust ja kujundust;

• tehniliste lisateenuste ja offline-tegevusteks vajaliku inventariga seotud kulud, mis sõltuvad lisategevustest väljaspool virtuaalset messihalli – sageli oma kontoris või müügisaalis. Seega on kulutused minimaalsed, kuid neid ei tohi unustada;

• visuaalne kujundamine: professionaalsed tekstid, arvutigraafika, pildid, postrid, videomaterjalid jms;

• webinaride jaoks planeeritavad esinejad ja koolitajad ning videoülesvõtete valmistamine;

• personalikulud messi ajaks värvatud töötajatele (tõlgid, tehnilised konsultandid, ajakirjanikud või copywriterid);

• esindus- ja bürookulud, kui pakute klientidele tegevusi väljaspool online-keskkonda: lõuna- ja õhtusöögid, VIP-külaliste, pressi jt vastuvõtt, töötubade organiseerimine.

Eraldi tuleks planeerida üht suuremat kuluvaldkonda, milleks on messi eel, ajal ja järel tehtavad kulud infoedastusele, suhtekorraldusele ja personaalsele reklaamile. Messikorraldaja tagab küll omalt poolt suuremahulise reklaamikampaania, kuid alati on mõistlik eksponendil oma konkreetseid sihtgruppe täiendavalt mõjutada. Messiks valmistudes mõtle läbi, kes on sinu sihtgrupp ja selle alusel arvesta, milliseid ja missuguse kujunduse ja vormistusega materjale sul vaja võiks minna ning kus ja kuidas neid levitada.

• reklaamid ja sisuturundusartiklid erinevates meediakanalites: trükk, veeb, TV, raadio, sotsiaalmeedia, välireklaam jm. Leia kanalid, mis sulle sobivad ja on taskukohased. Kooskõlasta oma reklaamitegevused ka messikorraldajaga, et võimalikult efektiivselt kasutada kõiki koostöövõimalusi parima tulemuse saavutamiseks;

• pdf- ja HTML-materjalid: tootekirjeldused, hinnakirjad, ettevõtte tutvustus, kutsed või kirjad, visiitkaardid, reklaambukletid, elektroonsed ankeedid;

• otsepostitused: post, e-kirjad ja andmebaaside kasutamine.