Hübriidkonverentsid on muutumas üha populaarsemaks ja selleks on hea põhjus. Need pakuvad osalejatele ainulaadset võimalust ületada lõhet kohapealsete ja kaugtöötajate vahel. Kuid nagu enamik ürituste korraldajaid teab, ei saa üht ilma teiseta! Oleme kokku pannud mõned nõuanded, mis aitavad teil kaasata osalejaid otseüritusel ja samal ajal luua tugevat veebipõhist kohalolekut, millest saavad kasu nii virtuaalsed kui ka füüsilised osalejad.
Kahtlemata osalevad inimesed hübriidkonverentsidel, et kuulata teisi inimesi ja saada uusi teadmisi. Seega, kui soovite, et osalejad konverentsi naudiksid ja sellest õpiksid, võiksite minna üle millegi muule, selle asemel, et neid korraga tonnide kaupa teabega üle koormata.
Mida te saate teha? Esiteks, jätke piisavalt aega kohvipausideks ja varuge osalejatele kindlasti aega lõunasöögiks, et nad saaksid puhata. Võite proovida ühendada etendusi muude tegevustega, et hoida osalejate tähelepanu. Näiteks viige ettekannete vahel läbi virtuaalne küsitlus. See aitab välja selgitada osalejate arvamust mingi teema kohta ja ergutab neid. Teiseks, et aktiveerida oma publikut, esitage avatud küsimusi, mis võivad anda konkreetset teavet. Seejärel saate vastuseid ekraanil visualiseerida erinevatel viisidel, et kõik saaksid neid näha. Valige interaktsiooni tüüp, mis sobib teie hübriidkoosolekule. Kui te ei ole kindel, saab OnlineExpo ekspert teile nõu anda, mida valida.
Teine oluline ja sageli tähelepanuta jäetud osa on virtuaalne võrgustik. Kuigi osa konverentsil osalejatest on üritusel füüsiliselt kohal ja saavad omavahel hõlpsasti suhelda, tuleb hoolitseda ka virtuaalse publiku ühenduste loomise eest. Veenduge, et kõik teavad, kuidas valitud platvormil suhelda ja saavad kutsuda teise liikme kohtumisele.
Näiteks OnlineExpo võimaldab osalejatel ürituste ajal vestelda või videokõnesid pidada või neid tulevikuks planeerida. Lisaks, kui konverentsil on näituseala, saavad nad hõlpsasti veebis ettevõtte esindajatele läheneda, küsida neilt toote kohta või leppida kokku demoaja.
Lisaks üks-ühele vestlusele saate sisse lülitada grupivestluse, et osalejad saaksid kirjutada kõigile nähtavaid sõnumeid ja leida sealt uusi ärisidemeid.
Mõnikord võivad konverentsi korraldajad aeg-ajalt anda prioriteedi reaalsetele eksponentidele virtuaalsete arvelt. See võib tekitada veebipõhistele osalejatele tunde, et nad vaatavad lihtsalt Zoomi veebiseminari, mis lõpuks mõjutab negatiivselt nende hübriidkohtumise kogemust. Isegi kui näost-näkku- ja virtuaalsete formaatide hinnad on mõnikord erinevad, veenduge, et kõiki koheldakse võrdselt. Näiteks võib veebipõhine publik pidada sobimatuks, et moderaator või ettekandja suhtleb pidevalt ruumis istuvate inimestega.
Kuigi teie kõrval istuva inimesega on palju lihtsam rääkida, planeerige, et kõik küsimused ja vastused, juhuslikud kõned ja muud suhtlused jaotuksid ühtlaselt kõigi osalejate vahel. Veenduge, et kogu asjakohane teave, näiteks muudatused päevakorras, mis tahes tegevusjuhised või teave järgmiste sammude kohta, oleks mõlemale osapoolele selge. See kehtib ka järelmeetmete kohta pärast üritust, materjalide, tagasiside või tänukirjade saatmise kohta.
Üldiselt nõuab hübriidkonverentsi korraldamine suuri jõupingutusi, et rahuldada nii veebipõhist kui ka võrguvälise publiku huvi. OnlineExpo spetsialistid aitavad teil korraldada ja edukalt võõrustada mis tahes osalejate arvuga online-, offline- või hübriidüritust. Broneeri tasuta konsultatsioon kohe!
Soovitame lugeda ka järgmist:
Küsitlus pärast üritust - 12 kõige olulisemat küsimust
Lisateave veebiürituste platvormi OnlineExpo võimaluste kohta
