Virtuaalsed või hübriidüritused on muutunud tänapäeva ärimaastikul põhiliseks. Kuigi need pakuvad unikaalseid võimalusi kaasamiseks ja jõudmiseks, tekitavad nad ka erilisi probleeme. Selles juhendis tutvustame teile eduka ürituse planeerimise ja läbiviimise olulisi samme.
ENNE ÜRITUSE TOIMUMIST
1. Seadke SMART eesmärgid
- Konkreetsed: Määratlege selged eesmärgid (nt tõsta brändi tuntust, luua juhtumeid)
- Mõõdetavad: Kehtestage konkreetsed näitajad (nt osalejate arv, osalemismäärad)
- Saavutatav: Veenduge, et eesmärgid on realistlikud, arvestades teie ressursse ja ajakava
- Asjakohased: Viige eesmärgid vastavusse oma üldiste ärieesmärkidega
- Ajaliselt piiritletud: Määrake iga eesmärgi saavutamiseks tähtajad
2. Mõista oma sihtrühma
- Analüüsige varasemate ürituste andmeid, et tuvastada suundumusi ja eelistusi
- Looge üksikasjalikud osalejate persoonid, sealhulgas demograafilised andmed, huvid ja valupunktid
- Viige läbi küsitlusi, et koguda otsest tagasisidet selle kohta, mida potentsiaalsed osalejad soovivad näha
3. Valige õige platvorm ja funktsioonid
- Otsige selliseid funktsioone nagu:
- Lihtne registreerimine ja piletimüük
- Interaktiivsed vahendid (küsitlused, küsimused ja vastused, vestlus)
- Ruumid võrgustike loomiseks
- Analüüsi- ja aruandlusvõimalused
- Kaaluge kasutusmugavust nii osalejate kui ka korraldajate jaoks
- Veenduge, et platvorm saab hakkama teie oodatava publiku suurusega
4. Looge kaasahaarav ürituse veebisait valitud platvormil
- Lisage selge päevakava, teave esinejate kohta ja sessioonide kirjeldused
- Rakendage kasutajasõbralik registreerimisprotsess
- Tutvustage varasemate ürituste iseloomustusi või eelvaate sisu
- Optimeerige mobiilseadmete jaoks
5. Töötage välja turundusstrateegia
- Looge sotsiaalmeedia postituste jaoks sisukalender
- Kujundage pilkupüüdev graafika ja teaserid
- Kasutage e-posti turundust personaliseeritud sisuga
- Kaaluge partnerlust mõjutajate või valdkonna liidritega, et laiendada haaret
6. Planeerige mitmekesist ja interaktiivset sisu
- Segage formaate: põhiettekanded, paneeldiskussioonid, töötoad ja küsimuste ja vastuste sessioonid
- Lisage interaktiivseid elemente, nagu küsitlused ja viktoriinid
- Planeerige võrgustikutegevusi või virtuaalseid "õnnelikke tunde"
- Kaaluge mängulisuse elemente, et suurendada kaasatust
ÜRITUSE AJAL
1. Viige läbi põhjalikud tehnoloogiatestid
- Korraldage täielik peaproov kõigi esinejate ja ettekandjatega
- Testige kõiki interaktiivseid funktsioone (küsitlused, vestlus, puhkeruumid)
- Koostage varuplaan võimalike tehniliste probleemide puhuks
2. Kasutage üksikasjalikku jooksmislehte
- Koostage minutipõhine ajakava
- Jagage meeskonnaliikmetele selged rollid ja kohustused
- Lisage situatsiooniplaanid võimalike häirete puhuks
3. Hõlbustage mõtestatud võrgustike loomist
- Kasutage osalejate ühendamiseks tehisintellektipõhiseid vahendusi
- Looge teemakohased puhkeruumid või arutelurühmad
- Julgustage virtuaalsete visiitkaartide või profiilide jagamist
4. Suurendage kaasamist kogu ürituse vältel
- Kasutage reaalajas tagasiside kogumiseks live-küsitlusi
- Julgustage osalejaid esitama küsimusi istungite ajal
- Korraldage virtuaalseid jahti või väljakutseid
- Pakkuda auhindu kõige aktiivsematele osalejatele
5. Tutvustage sponsoreid loovalt
- Looge interaktiivsete elementidega virtuaalsed sponsoripunktid
- Integreerige sponsorite sõnumid loomulikult ürituse sisusse
- Pakkuda sponsoreeritud vahepealseid sessioone või töötubasid
- Anda sponsoritele reaalajas analüütilist teavet osalejate kaasamise kohta
PÄRAST ÜRITUST
1. Koostage põhjalikke aruandeid
- Analüüsige osavõtjate arvu ja väljalangemise aega
- Mõõtke kaasamise näitajaid (vestlusaktiivsus, osalemine küsitlustes)
- Hinnake istungi populaarsust ja tagasisidet
- Arvutage ROI sponsorite ja oma organisatsiooni jaoks
2. Strateegiline järelkontroll
- Saatke personaalsed tänusõnumid koos sündmuse tipphetkedega
- Jagage istungite salvestusi (kui see on asjakohane)
- Paluge üksikasjalikku tagasisidet üritusjärgsete küsitluste kaudu
- Hoolitsege juhtide eest sihipärase sisuga, mis põhineb nende ürituste aktiivsusel
3. Ürituse sisu taaskasutamine
- Looge blogipostitusi või artikleid istungi tipphetkedest
- Töötage välja lühikesi videoklippe sotsiaalmeedia jaoks
- Koostage mitmest sessioonist e-raamat või teabepaber
- Kasutage küsimuste ja vastuste kokkuvõtteid, et luua KKK ressurss
4. Täpsustage oma ürituse strateegiat
- Korraldage meeskonna järelkontroll, et arutada edu ja parandamist vajavaid valdkondi
- Võrrelge tulemusi oma esialgsete SMART-eesmärkidega
- Tehke kindlaks tehnoloogia või protsesside uuendamine tulevaste ürituste jaoks
- Ajakohastage oma ürituste planeerimise käsiraamatut uute teadmiste ja parimate tavadega
Kui järgite seda põhjalikku juhendit, olete hästi varustatud, et luua meeldejääv ja mõjukas üritus, mis kõnetab teie publikut ja saavutab teie ärieesmärgid. Pidage meeles, et edu võti peitub põhjalikus planeerimises, kaasahaaravas sisus, sujuvas läbiviimises ja hoolikates järelmeetmetes.
Kas olete valmis viima ürituse planeerimise järgmisele tasemele? Proovige OnlineExpo-üritust ja veenduge ise, mis on erinevus.
Broneerige kohetasuta konsultatsioon ja me juhatame teid ürituste protsessi lihtsustamisel!
Broneerige kohetasuta konsultatsioon ja me juhatame teid ürituste protsessi lihtsustamisel!
