Osalemistingimused

1. KORRALDAJA
Eesti Näituste AS Pirita tee 28, 12011 Tallinn
Projektijuht: Miina Põhi, +372 613 7436, ilumess@fair.ee
2. TOIMUMISAEG JA –KOHT
Toimumisaeg: 12.-14. mai 2023.a
Toimumiskoht: Eesti Näituste messikeskus
Mess on avatud: 12.05 kell 12.00 – 18.00
                           13.05 kell 10.00 – 18.00
                           14.05 kell 10.00 – 15.00
3. EKSPONENDID JA TEMAATIKA
Messi eksponendid võivad olla kõik juriidilised või füüsilised isikud, kelle poolt pakutavad tooted või teenused esindavad ilu-, tervise- , moe- ja elustiilitemaatikat.
4. MESSIPINNA ÜÜRIMINE
Messil osalemise aluseks on Eksponendi poolt nõuete kohaselt täidetud ja Korraldajale saadetud osalemisleping-registreerimisleht või eregistreerumisvorm, mis on saadetud Korraldaja kodulehe
https://ilumess.ee/registreerimine/ kaudu ning millega Messil osaleda soovija volitatud isik kinnitab oma soovi osaleda messil osalemistingimustes ning selle lahutamatus lisas” Eesti Näituste messikeskuse üldised osalemistingimused” märgitud tingimustel. Osalemisleping-registeerimislehe või e registreerumisvormi saamisel saadab Korraldaja Eksponendile kirjaliku kinnituse messipinna
broneerimise kohta. Messipinna eraldamine Eksponendile jõustub pärast osavõtutasu ja messipinna üüri tasumist Eksponendi poolt. Registreerimine toimub kuni 01.04.2023 või kuni messipinda jätkub.
Lõpliku paigutuse messihallides ja teematsooni lõikes määrab ära Korraldaja vastavalt temaatikale, messi kui terviku eesmärkidele ning kontseptsioonile. Võimalusel arvestame kliendi varasemate aastate messihallis paiknemist ning eelistusi.
5. OSAVÕTUMAKS
Messi tagastamatu osavõtumaks katab osaliselt messi projektijuhtimis- ja turunduskulud. Osavõtutasu sisaldab messi ettevalmistamise, läbiviimise ja reklaamise kulusid, käepaelu, messikutseid ning 2 parkimiskaarti. Osavõtumaksu on kohustatud tasuma kõik firmad, kes osalevad messil kas iseseisvalt või mõne koostööpartneri stendis.
Eksponendiks loetakse juriidilist või füüsilist isikut, kes sõlmib Eesti Näituste AS-iga lepingu messil osalemiseks, rendib ekspositsioonipinna, tellib standard- või erikujundusega stendi ja lisateenused, kes
eksponeerib oma firmat/tooteid/teenuseid eksponendi poolt üüritud messipinnal, kelle nimetus kantakse tema stendi otsalauale, kes, vastutab renditud ekspositsioonipinna, inventari ja konstruktsioonide sihipärase ning heaperemeheliku kasutamise ja säilimise eest ning tasub oma nimel
kõik Eesti Näituste AS-i esitatud arved õigeaegselt.
Kaaseksponendiks loetakse juriidilist või füüsilist isikut, kes osaleb messil Eksponendile renditud ekspositsioonipinnal ning kellest Eksponent on eelnevalt Eesti Näituste AS-i õigeaegselt kirjalikult teavitanud ning kes on tasunud Eesti Näituste AS-ile kaaseksponendi osalemistasu. Eksponent on kohustatud registreerima kõik kaaseksponendid registreerimisvormi täitmisega. Kaaseksponendi osavõtutasu arve esitatakse registreerimislehel näidatud juriidilisele või füüsilisele isikule. Osavõtutasu tasumine annab õiguse osaleda messil, kasutada kaaseksponendi nime Eksponendi stendi otsalaual või messistendi kujunduses ja jagada kaaseksponendi reklaammaterjale. Eksponendil ei ole õigust üürida või üle anda stendi või selle osa kolmandatele isikutele. Kõik koostööpartnerid, kes soovivad oma stendis teist ettevõtet või tema pakutavaid tooteid/teenuseid eksponeerida, on kohustatud sellest
teavitama korraldajat.
Virtuaalmess on täiendav digilahendus messil osalejatele ning vaid virtuaalsel kujul Messil osalemisest huvitatud ettevõtetele. Virtuaalmessi osalemistasu on Messil osaleja jaoks tasuta. Vaid Virtuaalmessil osaleva ettevõtte osalemistasu on 250€. Kõigile antud hindadele lisandub käibemaks 20%
6. MESSIPINNA JA –STENDIDE ÜÜRIMÄÄRAD
Vt. osalemisleping-registreerimisleht (pöördel).
7. SOODUSTUSED
Soodustus arvestatkse maha vaid messipinna rendihinnast. Korraga kehtib vaid üks soodustus. Erisoodustused korduvkliendile ja alustavatele
ettevõtetele:
• 5 ja enam korda messil Ilu-, tervise- ja elustiilimess sama juriidilise nime alt osalenud firmad 2023 registreerinud ettevõttele kehtib soodustus 50%
• Erisoodustus -50% alustavale ettevõttele (registreeritud Äriregistris aastatel 2021-2023)
Soodustuste tingimused:
Õigus soodustusele on vaid Eksponendil, kel pole registreerumise hetkel Eesti Näituste AS-i ees varasemaid võlgnevusi. Soodustus messipinna rendist arvestatakse maha vaid juhul, kui messi “Ilu-, tervise- ja elustiilimess 2023“ osalemine on korrektselt vormistatud eregistreerumislehega ning tasutud messi osalemistasu etteantud tähtajaks. Osavõtutasu arve tähtajaks tasumata jätmise korral kaotab
Eksponent õiguse soodustusele ja tema messipinna broneering tühistatakse. Soodustust ei arvestata koostööpartnerite kalkulatsioonides, nende arvete aluseks on normaalhinnad.
8. ERIPROJEKTID
Eriprojekti pindadele ja erihinnatasemele on õigus Eesti disaineril või disainiettevõttel, kelle toodang valmib ideest teostuseni Eestis. Eriprojekti osavõtutasu on 250€, millele lisandub müügikoha maksumus 200€.
9. MESSIKESKKONNA MUUTMINE
Juhul kui COVID-19 pandeemia tõttu kehtestab Eesti Vabariigi Valitsus piirangud, mis muudavad võimatuks messi korraldmise tavaformaadis ja/või piiravad oluliselt inimeste osalemise võimalust messil, on korraldajal õigus muuta messi toimumise koht virtuaalkeskkonnaks.
Virtuaalse Messi sisu on sama sisulise ülesehituse ja temaatikaga võimaldades kuvada kliendi kontaktinfole lisaks ka otselinke e-poodi, sotsiaalmeediasse ning eripakkumisi ning muud visuaalset materjali. Virtuaalse Messi projekti osalemistasu on võrdne Messi osalemistasuga. Virtuaalsest messist kui alternatiivist loobumisel ei ole võimalik osalemistasu edasi järgmise perioodi Messi ettemaksuks kanda.
10. EKSPONENDI AJAKAVA
Registreerumise algus: 09.01.2023
Messistendide ehitus: 9.-10.05.2023 kell 09.00 - 17.00
Eksponeerimispäev: 11.05.2023 kell 09.00 - 21.00
Eksponaatide väljavedu: 14.05.2023 kell 15.15 - 21.00
Demontaaž/väljavedu 15.05.2023 kell 09.00 - 17.00
Tööde teostamine ja hallides viibimine väljaspool ametlikku ajakava toimub korraldaja hinnakirjas sätestatud tingimustel ning eeldab kirjalikku kooskõlastust projektijuhiga.
11. MESSITEENUSED
Tellimused messiteenustele vormistatakse Korraldaja tellimislehtedel, mis saadetakse Korraldaja poolt Eksponendile pärast osalemislepinguregistreerimislehe saamist. Nõuetekohaselt täidetud tellimislehed tuleb Korraldajale tagastada 28.04.2023.a (k.a). Ajavahemikus 29.04.- 09.05.2023.a (k.a) esitatud tellimused täidetakse võimaluse korral ning messiteenuste (standardstendi ehitamine ja lisateenused) hinnale on Korraldajal õigus kohandada hinnalisandit 25%. Messi montaaži- ja eksponeerimispäevadel ning messi tööperioodil tellitud lisateenustele kehtib hinnalisand 50%.
Stendide kavandamise ning stendiehitusteenust osutavad eksponendile Korraldaja või tema volitatud stendiehitusfirma Ekspodisaini AS.Stendiehitustöid võivad messikeskuses teostada üksnes atesteeritud
stendiehitusfirmad (vt www.fair.ee).
Eksponendil, kes teostab messistendi ülesehitustööd ise või kolmanda osapoole kaudu, tuleb ehitatava stendi joonised, elektriskeemid ja tarbitav elektrivõimsus ning vee- ja äravooluühenduste teostamise vajadus stendil kooskõlastada Korraldajaga hiljemalt 28.04.2023.a. Juhul kui Eksponent ehitab oma messistendi ise või kolmanda osapoole abiga, võib ta töödega alustada 09.05.2023.a. Korraldaja poolt ehitatud messistend antakse Eksponendile üle 11.05.2023.a. kell 9.00. Eksponent on kohustatud
järgima Korraldaja poolt kehtestatud montaaži- ja demontaažiaegu. NB! Tööde teostamine messihallides väljaspool eelnevas sätestatud kellaaegu toimub Korraldaja teenuste hinnakirjas sätestatud täiendava tasu eest.
Standardstendi hind sisaldab valgete seinaelementide, vaipkatte (6 standardset värvitooni), kohtvalgustite (75 kW iga 3m2 kohta), pistikupesa (1kW) ja esipaneeli rendi hinda ning kleebistähtedega stendi tähistamist kuni 16 tähemärgi ulatuses. Värviliste seinte kasutamine, standardlahendusest erinev voolu- või valguslahendus, tähistusele logo lisamine või tähistuse logoga asendamine on lisatasu eest. Moeala standardstend sisaldab valgete seinaelementide, vaipkatte (6 standardset värvitooni), 3 kohtvalgusti, pistikupesa (1kW), esipaneeli rendi hinda ning kleebistähtedega stendi tähistamist kuni 16 tähemärgi ulatuses ja lisaks 2m stange või poodiumi renti.
Broneeringute tegemisel palun arvestada, et Eksponendile renditav minimaalne messipind on 9m2 ja saarepinnad peavad olema läbipaistvad (ilma jooksvate seinteta).
12. MESSIKATALOOG
Messikataloogis avaldatakse informatsioon firmade kohta, kes on nõuetekohaselt täitnud vastavad kohad e-registreerimisvormil. Lisainformatsioon messikataloogis avaldamiseks tuleb saata Korraldajale
hiljemalt 30.04.2023. Eeltoodud tähtajast mittekinnipidamisel Korraldaja ei garanteeri Eksponendi andmete avaldamist messikataloogis.
13. MESSIKUTSED
Eksponendid saavad korraldajalt tasuta 50 ühekordset sissepääsu võimaldavad messikutset. Kutsed väljastatakse eksponendile pärast messipinna rendi eest esitatud arve tasumist. Lisakutsed võimaldatakse soovijatele, kui kõigile eksponentidele tasuta eraldatavad kutsed on korraldaja poolt välja antud ja kutseid on jäänud üle.
14. KÄEPAELAD
Käepaelad väljastatakse eksponendile korraldaja poolt vastavalt eksponendi poolt renditud messipinna suurusele: kuni 20m2 – 5 käepaela / üle 21 m2 – 10 käepaela. Käepael annab õiguse siseneda messikeskusesse eksponeerimise, messi ja demontaaži ajal. Osavõtjad on kohustatud messipaviljonides viibides käepaela kandma. Sissepääsu messipaviljonidesse enne messi ametlikku avamist tagavad vaid käepael. Kutsega pääseb messile vaid peale avamist. Käepaelu on eksponendil võimalik täiendavalt juurde saada. Rikutud käepael konfiskeeritakse ning isik kaotab õiguse siseneda
messipaviljonidesse. Montaaži- ja demontaažiperioodil (ehk võõrehitajatele) toimub sissepääs messikeskusesse ainult montaažiperioodiks väljastatud käepaeltega.
15. PARKIMISKAARDID
Eksponendile võimaldatakse 2 tasuta perioodi parkimiskaarti, mis tagavad õiguse tasuta parkimisele selleks ettenähtud parkimisalal. Parkimiskaart peab olema nõuetekohaselt täidetud. Täiendavad parkimiskaarte saab osta messi infopunktist hinnaga 12,5€. Ühekordne sissesõit messikeskuse territooriumile messipäevadel maksab 5€.
16. MAKSETINGIMUSED
Eksponent on kohustatud tasuma messi osavõtumaksu, messipinna ja standardstendi rendi vastavalt korraldaja poolt esitatud arves esitatud andmetele ja maksetähtajale. Arved esitatakse 3 osas:
- Peale messile registreerimist saadab Korraldaja Eksponendile arve messi osavõtumaksu tasumiseks. Sellega kinnitatakse messil osalemine.
- Pinnarendi ja stendiehituse arved peavad olema tasutud hiljemalt 09.05.2023, mis on ühtlasi ka eelduseks messimaterjalide kätte jagamisel.
- Arve messil tarbitud lisatellimuste, heli- ja valguslahenduste eest esitakse peale messi.
Osavõtutasu arve tähtajaks tasumata jätmine võrdsustatakse osalemislepingu katkestamisega ja eksponendi suhtes kohaldatakse osalemis-lepingu punktis 17 sätestatud sanktsioone. Kui eksponent ei ole pinna ja stendiehituse arvet märgitud tähtajaks tasunud, kaotab ta õiguse saada eksponeerimispäeval kätte messimaterjalid. Materjalid väljastatakse ja stend antakse üle alles peale
arvete tasumist. Euroopa Liidu liikmesriikide käibemaksukohuslastega toimub käibemaksu arveldamine vastavalt Eesti Vabariigi käibemaksu seadusele.
17. LEPINGU KATKESTAMINE
Messi osavõtumaks on tagastamatu. Eksponendil on õigus katkestada leping sanktsioone kandmata enne 14.04.2023 (k.a). Lepingu katkestamisel Eksponendi poolt ajavahemikus 15.-30.04.2023 (k.a)
kohustub eksponent tasuma osavõtumaksu ja 50% messipinna ja messistendi üürist. Lepingu katkestamisel eksponendi poolt pärast 01.05.2023 kohustub eksponent tasuma osavõtumaksu ja messipinna ning -stendi üüri 100% ulatuses.
18. KAUBAMÄRGI KASUTAMINE
Eksponendil on õigus kasutada messi kaubamärki oma reklaami- ja kommertstegevuses üksnes Korraldaja kirjalikul nõusolekul.
16. TULEOHUTUS JA TURVALISUS MESSIKESKUSES
Korraldaja vastutab tuleohutuse tagamise ja üldise korra eest messikeskuses. Eksponent on kohustatud järgima messikeskuses kehtestatud tule- ja tööohutusnõudeid ning messiperioodiks Korraldaja poolt kehtestatud tingimusi. Eksponent korraldab ise talle kuuluva vara kindlustamise. Korraldaja ei vastuta Eksponendile kuuluvate eksponaatide, konstruktsioonide jms. rikkumise või kadumise eest.
17. MESSI TÖÖKESKKOND
Eksponent on kohustatud rakendama meetmed tema poolt eksponeeritava heli- või valgusseadme poolt tekitatava võimaliku valju heli, müra, vibratsiooni ja erede valguse osas. Probleemide korral, mis
muudavad normaalse suhtluse võimatuks, tuleb koheselt pöörduda Messi turvameeskonna poole.
22. TRANSPORDITEENUSED
Eksponent korraldab eksponaatide transpordi messile ja tagasi omal kulul ning vastutab kõigi transporditeenusega seotud formaalsuste täitmise eest. Kauba saabumise hetkel peab olema kohal eksponendi volitatud kontaktisik. Korraldaja ja tema Eesti Näituste poolsed esindajad ei võta eksponendi kaupa vastu ega vastuta kauba ladustamise eest. Kaupa on keelatud jätta järelvalveta messikeskuse territooriumile. Eksponent võib tellida korraldajalt ladustamis- ja tõsteteenuseid, informeerides nende vajadusest korraldajat hiljemalt viis päeva enne messi tööperioodi algust.
23. REKLAAM
Eksponent kohustub kasutama ainult neid reklaamivahendeid, millega ta reklaamib oma firmat ja selle tegevust, mis vastab messi temaatikale ning on kooskõlas reklaamiseaduse sätetega. Stendivälised turundusüritused tuleb kooskõlastada hiljemalt 5 päeva enne messi algust korraldajaga.
Kõigi reklaammaterjalide jagamine on lubatud vaid renditud pinnal. Stendi seintele kleebitud reklaamid on eksponent kohustatud enne lahkumist eemaldama, vastasel korral on ta kohustatud tasuma korraldajale reklaami eelmaldamisega seotud kulutuste maksumuse. Muude pindade (põrand, uksed, fuajee, kohviku ning hallide seinad) kasutamiseks messihallis tuleb esitada korraldajale tellimus. Keelatud on riputada reklaamplakateid nii, et need oleksid teiste eksponentide stendi ees või kohal. Reklaamide, töötasapindade, muude promotsioonivahendite (lipud, fotoseinad, peeglid, reklaami- ja ajakirjaalused) ning inventari paigaldamine käiguvahedesse on keelatud. Keelatud on levitada reklaammaterjale messi välipinnal treppide ja sissepääsu juures ning parklas. Nõue kehtib nii messi eksponentidele kui koostööpartneritele.
24. KORRALDAJA VASTUTUS
Korraldaja vastutab oma turvateenistuse baasil ja/või täiendavalt kaasatud turvateenistusjõududega korra ning turvalisuse tagamise eest messipaviljonides ja -territooriumil kogu messi tööperioodil. AS Eesti Näitused vastutab tuleohutuse tagamiseks vajalike esmaste Tulekustutusvahendite valiku, paigutuse, markeerimise ja töökindluse eest messipaviljonides ja -territooriumil. Korraldaja ei vastuta
eksponaatide, konstruktsioonide turvalisuse, materjalide ning seadmete kahjustamise ja kadumise eest messi ajal. Samuti ei vastuta Korraldaja külastajate, teiste eksponentide ja nende töövõtjate poolt põhjustatud kahjustuste eest. Korraldaja ei vastuta Eksponentide pakutavate toodete ja teenuste kvaliteedi või jagatava informatsiooni õigsuse ja sisu eest.
25. EKSPONENDI KOHUSTUSED JA VASTUTUS
25.1 Eksponent on kohustatud teavitama Korraldajat kaaseksponentidest stendil, täitma kaaseksponendi kohta osalemisleping –registreerimislehe ning edastama talle kõik Eesti Näituste AS poolt saadetud infomaterjalid.
25.2 Eksponent vastutab tema käsutusse antud messipinna või -stendi, inventari, seadmete ning neile kahjustuste tekitamise ja kadumise eest alates nende korraldaja poolt üleandmise hetkest kuni eksponendi poolt korraldajale tagastamise hetkeni. Eksponent on kohustatud korraldaja poolt tema käsutusse antud pinna- ja stendi, inventari ning seadmete üleandmisel fikseerima nende seisundi, võimalikud defektid jms ning nendest koheselt teatama korraldajale. Hilisemaid pretensioone ei rahuldata, võimalikud defektid ja kahjustused loetakse eksponendi poolt tekitatuteks ning kuuluvad vastava hinnakirja alusel hüvitamisele. Vastutus kehtib ka eksponendi kaaseksponentidele.
25.3 Eksponent on kohustatud tuleohutuse tagamisel täitma Eesti Näituste AS-I volitatud esindajate korraldusi ja messikeskuses kehtivaid tuleohutuseeskirju.
25.4 Eksponent vastutab oma töövõtjate ja nende poolt kaasatud kolmandate isikute tegevuse eest ning kohustub vajadusel korvama nende poolt tekitatud materiaalse kahju Korraldajale
25.5 Eksponent on kohustatud oma pinnal või stendil viibima kogu messi ametliku lahtiolekuaja jooksul. Eksponaatide ja stendi järelvalveta ja mehitamata jätmine enne Messi tööperioodi lõppu on keelatud. Trahv 1000 €
25.6 Kui eksponent soovib oma taara, alused ja pakendid jätta messikeskusesse, on ta kohustatud need ladustama selleks ettenähtud kohta. Taara ja pakendi ladustamine stendide või kardinate taga ning kaubaväravate juures on keelatud. Samuti nende järelvalveta stendi jätmine transporditeenuse pakkuja saabumiseni.
26. LEPINGU KEHTIVUS
Ilu sõnum 2023 registreerimisvormi täitmise ja kinnitamise korral aktsepteerib ja kohustub Eksponent ja tema volitatud esindajad järgima Messi osalemistingimusi kui ka Korraldaja poolt täiendavalt antud juhiseid ja korraldusi. Käesoleva osalemislepingu-registreerimislehe lahutamatu osa on Eesti Näituste messikeskuses korraldavate messide, näituste jm ürituste üldised osalemistingimused (vt www.fair.ee).
27. PRETENSIOONID
Kõik pretensioonid tuleb esitada kirjalikult messi tööperioodil, et vajadusel oleks võimalik probleemiallikas üles pildistada või puudujääk muul moel dokumenteerida või fikseerida. Arveid on võimalik vaidlustada vaid juhul, kui probleemist (tellimusele mittevastanud inventar, puudunud esemed või messiperioodil tehtud korrektuurid) on messiperioodil on kirjalikult teavitatud Korraldajat või tema esindajaid fuajee teeninduspunktis.
Hilisemaid pretensioone, millest Messi ajal pole Korraldajat kirjalikult teavitatud, arvesse ei võeta. Pretensioonid püütakse lahendada läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse
vaidlused ja tüliküsimused Harju Maakohtus.
28. ÜLDTINGIMUSED
Signeerides/kinnitades messi Ilu sõnum 2023 osalemislepingregistreerimislehe, aktsepteerib eksponent või tema poolt volitatud esindaja messi muuhulgas ka Eesti Näituste messikeskuses korraldavate messide, näituste jm ürituste üldiste osalemistingimuste täitmise kohustust.